Průvodce automatizací nákupu v SAP pro rok 2026: Přechod od digitalizace k autonomii

Cena nečinnosti: Proč standardní workflow v SAP stagnují

SAP je mimořádně silný systém, ale pro běžného žadatele o nákup bývá složitý. Pokud vedoucí provozu potřebuje náhradní díl nebo marketing objednává novou agenturu, komplexita SAP ECC či S/4HANA často vede k obcházení procesů.

Skryté náklady tradičního P2P:

Nevyužití talentu
Vysoce kvalifikovaní účetní tráví až 15 hodin týdně manuálním párováním dokladů místo analytické práce.

Zpomalené rozhodování
Pokud schválení nového dodavatele trvá tři týdny, firma ztrácí schopnost rychle reagovat na změny trhu.

Chybovost dat
Ruční zadávání faktur do SAP má výrazně vyšší chybovost, což vede k duplicitním platbám a zhoršeným vztahům s dodavateli.

V českém a slovenském prostředí se navíc přidává nutnost správně zpracovat formát ISDOC a zajistit soulad s kontrolním hlášením DPH, což při ručních procesech zvyšuje riziko sankcí.

Model vyspělosti P2P (verze 2026)

Na jaké úrovni se nachází vaše organizace? Většina firem využívajících SAP zůstává na úrovni 2.

Úroveň 1: Manuální

Charakteristika:
Papírové nebo PDF faktury, schvalování e-mailem.

Interakce se SAP:
Každá položka je ručně zadávána do systému.

Úroveň 2: Digitalizovaná

Charakteristika:
Využití OCR pro čtení faktur a základní elektronické workflow.

Interakce se SAP:
Data jsou do SAP nahrávána dávkově, nikoli v reálném čase.

Úroveň 3: Integrovaná

Charakteristika:
Synchronizace dat v reálném čase, možnost mobilního schvalování.

Interakce se SAP:
Přímé API propojení s obousměrnou komunikací mezi P2P nástrojem a SAP.

Úroveň 4: Autonomní

Charakteristika:
Umělá inteligence samostatně provádí třístranné párování (objednávka – příjemka – faktura) a identifikuje nesrovnalosti bez zásahu člověka.

Interakce se SAP:
Dochází k automatickému zaúčtování. SAP funguje jako stabilní účetní jádro, nikoli jako pracovní nástroj pro ruční operace.

INSIO je navrženo tak, aby umožnilo firmám přeskočit z úrovně 2 přímo na úroveň 4.

5 nepostradatelných funkcí moderní automatizace SAP

Pokud vybíráte software, jako nástavbu nad SAP prostředím, měl by splňovat těchto pět standardů roku 2026:

1. Inteligentní vytěžování s využitím AI

Klasické OCR již nestačí. Moderní systémy využívají jazykové modely k pochopení kontextu faktury.

Příklad:
Systém rozpozná, že položka „Dopravné“ má být zaúčtována na konkrétní účet hlavní knihy v SAP, i když tato formulace není přesně uvedena na objednávce.

2. Předvídání a kontrola rozpočtu

Standardní SAP upozorní na překročení rozpočtu až při zaúčtování faktury. Moderní řešení kontroluje rozpočet už ve fázi požadavku.

Pokud vedoucí oddělení zadá nákup přesahující zbývající čtvrtletní limit, systém na to upozorní ještě před vytvořením závazku.

3. Synchronizace bez zásahu do jádra SAP

Nikdy by nemělo docházet k úpravám jádra SAP kvůli P2P nástroji. Moderní řešení využívá model rozšíření vedle jádra pomocí rychlých API rozhraní.

To je zásadní zejména pro firmy přecházející z ECC na S/4HANA – nákupní procesy zůstávají zachovány i po upgrade systému.

4. Samoobslužný portál dodavatelů

Automatizace by neměla končit uvnitř firmy. Moderní nástroje umožňují dodavatelům nahrávat daňové identifikace, bankovní údaje či další dokumenty.

Po ověření jsou tato data automaticky propsána do karty dodavatele v SAP.

5. Mobilní schvalování pro vedení

Finanční ředitel by měl být schopen schválit kapitálový výdaj ze svého mobilního telefonu s plnou viditelností rozpočtového dopadu i auditní stopy.

Audit automatizace P2P v roce 2026

Zodpovězte si následující otázky. Pokud splníte méně než pět bodů, vaše procesy pravděpodobně nejsou na takové úrovni, na které by mohly být.

• Probíhá integrace mezi P2P nástrojem a SAP bez ručních exportů CSV?

• Projde alespoň 80 % faktur procesem bez manuálního zásahu?

• Umí systém rozpoznat duplicitní fakturu i při odlišných číslech dokladu

• Probíhá automatické třístranné párování objednávky, příjemky a faktury

• Dokáže nový zaměstnanec vytvořit požadavek bez složitého školení?

• Lze během 60 sekund vygenerovat kompletní historii transakce pro audit?

Proč je INSIO strategickou volbou pro automatizaci SAP

Zatímco jádra velkých globálních řešení jsou často naprogramovány zastaralými metodami a technologiemi, INSIO bylo navrženo s důrazem na moderní integrační přístup.

Automatizace není o tom dělat stejné věci rychleji. Jde o odstranění činností, které by se neměly dělat vůbec.

Pro vedoucí provozu znamená INSIO méně manuálních chyb.
Pro finanční ředitele znamená přehledné a čisté účetní jádro.
Pro nákupní oddělení znamená systém, který respektuje lokální účetní a daňové požadavky, včetně práce s ISDOC a vazby na kontrolní hlášení DPH.

INSIO funguje jako moderní nástavba nad SAP, zatímco SAP zůstává jediným zdrojem účetní pravdy.

Závěr: Složitost je volba

Pokračovat v manuálních nebo částečně digitalizovaných P2P procesech je v roce 2026 vědomé rozhodnutí – a zároveň nákladné.

Přechod na autonomní řešení plně integrované se SAP umožňuje firmě růst bez navyšování počtu zaměstnanců, snížit chybovost a zvýšit kontrolu nad výdaji.

Otázkou tedy není, zda automatizovat.
Otázkou je, zda chcete být na úrovni 2 – nebo rovnou na úrovni 4.