Návratnost investice do automatizace faktur (Ruční SAP vs. INSIO)

1. Přímé srovnání nákladů (na jednu fakturu)

2. Trojitý přínos pro stávající prostředí SAP

I. Proměna práce finančního týmu

Ruční zpracování faktur znamená, že kvalifikovaní účetní vykonávají administrativní práci.

• Ruční režim: jeden pracovník zvládne přibližně 1 000 faktur měsíčně.

• Automatizovaný režim: jeden manažer může dohlížet až na 10 000 faktur měsíčně, protože řeší pouze výjimky.

Nejde jen o úsporu nákladů, ale o lepší využití odborných kapacit.

II. Optimalizace peněžních toků

V tradičním režimu vznikají „neviditelné faktury“ – dokumenty, které ještě nejsou zaevidovány.

Automatizované řešení zajistí, že faktura je zachycena ihned po doručení a je okamžitě viditelná v systému.

To umožňuje:

• přesnější plánování peněžních toků,

• rychlejší měsíční závěrku,

• využití slevy za předčasnou platbu (často 1–2 % z hodnoty faktury), která může sama o sobě pokrýt náklady na systém.

III. Kvalita dat a ochrana jádra SAP

Ruční zadávání údajů vede k chybám – nesprávné sazby DPH, chybné přiřazení střediska nebo nesoulad s kartou dodavatele.

Automatizovaný systém provádí třístranné párování (objednávka – příjemka – faktura) ještě před zaúčtováním.

Zaúčtování probíhá přes standardní rozhraní SAP (např. IDoc nebo API), bez nutnosti úprav jádra SAP systému.

Výsledkem je stabilní a konzistentní účetní evidence.

3. Strategické přínosy nad rámec přímých nákladů

Připravenost na audit

Každý krok procesu je zaznamenán. Při auditu lze během několika sekund zobrazit kompletní historii faktury, všech změn jednotlivých polí každého dokladu včetně data, času a uživatele, který změnu provedl – od původního dokumentu až po účetní doklad v SAP. 

Růst bez navyšování počtu zaměstnanců

Pokud firma meziročně roste o 30 %, není nutné přijímat nové pracovníky pouze kvůli vyššímu počtu faktur.

Stabilita týmu

Odstranění rutinního přepisování dat snižuje administrativní zátěž a umožňuje finančnímu týmu soustředit se na analytickou a kontrolní činnost.

Závěr: Přechod bez rizika

Investice do automatizace faktur není pouze otázkou úspor. Jde o snížení provozních rizik a zvýšení kontroly nad finančními procesy.

Nasazení řešení INSIO probíhá formou nástavby nad SAP, bez nutnosti zásadních zásahů do stávající konfigurace, obvykle již do jednoho měsíce.