Zwrot z inwestycji w automatyzację faktur (ręczne SAP vs. INSIO)

1. Bezpośrednie porównanie kosztów (na jedną fakturę)

2. Potrójna korzyść dla istniejącego środowiska SAP

I. Zmiana pracy zespołu finansowego

Ręczne przetwarzanie faktur oznacza, że wykwalifikowani księgowi wykonują prace administracyjne.

• Tryb ręczny: jeden pracownik może obsłużyć około 1000 faktur miesięcznie.

• Tryb automatyczny: jeden menedżer może nadzorować nawet 10 000 faktur miesięcznie, ponieważ zajmuje się tylko wyjątkami.

Nie chodzi tylko o oszczędność kosztów, ale o lepsze wykorzystanie potencjału specjalistycznego.

II. Optymalizacja przepływów pieniężnych

W trybie tradycyjnym powstają „niewidoczne faktury” – dokumenty, które nie zostały jeszcze zarejestrowane.

Zautomatyzowane rozwiązanie zapewnia, że faktura jest rejestrowana natychmiast po dostarczeniu i jest od razu widoczna w systemie.

Umożliwia to:

• dokładniejsze planowanie przepływów pieniężnych,

• szybsze zamknięcie miesięczne,

• wykorzystanie rabatu za przedterminową płatność (często 1–2% wartości faktury), który sam w sobie może pokryć koszty systemu.

III. Jakość danych i ochrona rdzenia SAP

Ręczne wprowadzanie danych prowadzi do błędów – nieprawidłowych stawek VAT, błędnego przypisania centrum lub niezgodności z kartą dostawcy.

Zautomatyzowany system przeprowadza trójstronne dopasowanie (zamówienie – potwierdzenie odbioru – faktura) jeszcze przed zaksięgowaniem.

Księgowanie odbywa się za pośrednictwem standardowego interfejsu SAP (np. IDoc lub API), bez konieczności modyfikacji rdzenia systemu SAP.

W rezultacie uzyskuje się stabilną i spójną ewidencję księgową.

3. Strategiczne korzyści wykraczające poza bezpośrednie koszty

Gotowość do audytu

Każdy etap procesu jest rejestrowany. Podczas audytu w ciągu kilku sekund można wyświetlić pełną historię faktury, wszystkie zmiany poszczególnych pól każdego dokumentu, w tym datę, godzinę i użytkownika, który dokonał zmiany – od oryginalnego dokumentu po dokument księgowy w SAP. 

Wzrost bez zwiększania liczby pracowników

Jeśli firma rośnie o 30% rok do roku, nie ma potrzeby zatrudniania nowych pracowników tylko ze względu na większą liczbę faktur.

Stabilność zespołu

Wyeliminowanie rutynowego przepisywania danych zmniejsza obciążenie administracyjne i pozwala zespołowi finansowemu skoncentrować się na działaniach analitycznych i kontrolnych.

Wniosek: Przejście bez ryzyka

Inwestycja w automatyzację faktur to nie tylko kwestia oszczędności. Chodzi o zmniejszenie ryzyka operacyjnego i zwiększenie kontroli nad procesami finansowymi.

Wdrożenie rozwiązania INSIO odbywa się w formie nadbudowy nad SAP, bez konieczności wprowadzania zasadniczych zmian w istniejącej konfiguracji, zazwyczaj w ciągu jednego miesiąca.