Modernizacja księgowości: Kompletny przewodnik po automatyzacji faktur przychodzących w SAP (2026)

Pułapka ręcznego przetwarzania: dlaczego procesy fakturowania w SAP się zacina

Standardowy SAP (ECC i S/4HANA) jest potężnym narzędziem do rejestrowania operacji księgowych, ale nie jest przeznaczony przede wszystkim do przetwarzania faktur. Bez nadbudowy nad SAP zazwyczaj pojawiają się następujące problemy:

„Czarna dziura e-maili”
Faktury pozostają w skrzynkach e-mailowych zamiast być natychmiast rejestrowane w systemie.

Problemy z danymi podstawowymi
Ręczna kontrola, czy dane bankowe na fakturze są zgodne z danymi na karcie dostawcy w SAP.

Kary za opóźnienia w płatnościach
Długotrwały proces zatwierdzania uniemożliwia skorzystanie z rabatów za terminową płatność.

Procesy w 2026 r.: Od wprowadzania danych do ich zarządzania

1. Odbiór faktur z wielu źródeł

Obecnie faktury przychodzą pocztą elektroniczną, poprzez elektroniczną wymianę danych, skrzynki danych lub portale dostawców. INSIO służy jako scentralizowana brama wejściowa, która łączy wszystkie dokumenty w jeden strumień cyfrowy, niezależnie od ich formatu.

2. Inteligentne wydobywanie danych

W przeciwieństwie do tradycyjnego rozpoznawania tekstu, które polega jedynie na odczytywaniu poszczególnych pól, nowoczesny system rozumie treść faktury w kontekście.

• Identyfikuje numer zamówienia z SAP.

• Wyodrębnia pozycje (ilość, ceny jednostkowe, stawki VAT).

• Natychmiast weryfikuje, czy dostawca istnieje i jest aktywny w systemie.

Obsługiwany jest również europejski format ISDOC lub europejski IDoc.

3. Automatyczne dopasowywanie dwustronne i trójstronne

System automatycznie porównuje fakturę z:

• zamówieniem (porównanie dwustronne),

• pokwitowaniem odbioru lub potwierdzeniem usługi (porównanie trójstronne).

Jeśli różnice mieszczą się w ustawionych tolerancjach, faktura jest gotowa do zaksięgowania bez ręcznej interwencji.

Księgowanie odbywa się za pośrednictwem standardowego interfejsu SAP poprzez API lub przy użyciu formatu IDoc.

Strategiczne korzyści dla dyrektora finansowego

Natychmiastowy przegląd zobowiązań

Jednym z częstych problemów jest ograniczony przegląd rzeczywistych zobowiązań przed ich zaksięgowaniem. Jeśli faktura jest rejestrowana i rozpoznawana natychmiast po otrzymaniu, kierownictwo ma natychmiastowy przegląd zobowiązań w toku.

Prowadzi to do dokładniejszych miesięcznych zamknięć i lepszego planowania przepływów pieniężnych.

Ochrona rdzenia SAP

Dzięki zastosowaniu nadbudowy nad SAP struktura SAP nie jest obciążana własnymi modyfikacjami lub skomplikowanymi konfiguracjami.

Jest to szczególnie ważne podczas przejścia z ECC na S/4HANA lub podczas aktualizacji systemu.

Porównanie podejść do automatyzacji faktur (2026)

Wdrożenie rozwiązania: szybka droga do automatyzacji

Obawy, że projekty rozbudowy SAP trwają latami, nie mają już zastosowania.

Uniwersalny łącznik INSIO wykorzystuje standardowe interfejsy SAP (np. OData, REST, IDoc), co oznacza:

• brak ingerencji w istniejącą konfigurację SAP,

• szybkie wdrożenie w ciągu kilku tygodni,

• łatwość użytkowania i prosta adopcja bez konieczności szkolenia w zakresie SAP.

Wniosek: Przekształcenie przetwarzania faktur w proces przynoszący wyraźne korzyści

Automatyzacja przetwarzania otrzymanych faktur w SAP nie jest już ponadstandardem, ale podstawowym warunkiem stabilnego zarządzania finansami.

Dzięki wyeliminowaniu ręcznych czynności zespół finansowy może skupić się na zarządzaniu przepływami pieniężnymi, negocjacjach z dostawcami i planowaniu strategicznym.

Rozwiązanie INSIO to nie tylko przetwarzanie faktur.
Chodzi o modernizację całego zaplecza finansowego systemu SAP przy pełnym poszanowaniu europejskich wymogów księgowych i podatkowych.