Jak INTERAMERICAN získal kontrolu nad náklady v reálném čase

Profil klienta

INTERAMERICAN je součástí skupiny Achmea, jedné z největších pojišťovacích skupin v Evropě.

Společnost působí v prostředí s vysokou procesní komplexitou a regulatorními požadavky a nabízí široké portfolio služeb v oblasti pojištění, zdravotní péče i finančních řešení.

V takto rozsáhlé organizaci je klíčové mít transparentní řízení nákladů, kontrolu nad závazky a efektivní digitální procesy napříč odděleními i entitami skupiny.

Výzvy před zavedením INSIO

Procesy spojené s nákupy a výdaji byly roztříštěné napříč organizací a závislé na manuální komunikaci.

Mezi hlavní problémy patřily:

• zpoždění při schvalování objednávek

• rozpočty pod tlakem bez včasné kontroly závazků

• smlouvy bez přehledu o expiraci

• informace uložené v e-mailech a tabulkách

• auditní stres a složité dohledávání dokumentů

• vznik neočekávaných finančních závazků

Finance tak často získávaly informace o nákladech až zpětně.

Potřeba získat kontrolu

Rostoucí objem nákupů a administrativy znamenal pro management stále menší přehled o tom, kde vznikají náklady a kdo za ně odpovídá.

Procesy probíhaly napříč více entitami skupiny a zapojovaly stovky uživatelů i desítky schvalovatelů. Finance proto často získávaly informace o závazcích až ve chvíli, kdy již nebylo možné je efektivně řídit.

Cílem bylo sjednotit řízení nákladů do jednoho digitálního řešení, standardizovat procesy a získat aktuální data pro rozhodování.

Implementace řešení INSIO

Řešení INSIO bylo u klienta nasazováno postupně od dubna 2024 v několika etapách podle jednotlivých oblastí.

Projekt zahrnoval detailní analýzu procesů, nastavení odpovědností a konfiguraci komplexních schvalovacích matic tak, aby systém odpovídal reálnému fungování organizace napříč entitami.

Díky flexibilnímu workflow bylo možné digitalizovat i velmi složité procesy, které byly dříve řízeny manuálně nebo prostřednictvím e-mailové komunikace.

Rozsah využití

INSIO dnes podporuje řízení nákladových procesů pro přibližně 340 uživatelů a až 100 schvalovatelů v rámci více entit skupiny.

Systém pokrývá kompletní nákupní workflow — od nákupních žádánek a objednávek přes správu smluv až po evidenci a schvalování přijatých faktur.

Každý měsíc je v systému zpracováno více než 1 000 faktur, které jsou po schválení automaticky předávány do systému SAP.

Součástí řešení je také digitalizace pracovních cest a dalších firemních výdajů.

Přínosy po zavedení INSIO

Implementace přinesla společnosti INTERAMERICAN řadu konkrétních přínosů:

• o 84 % rychlejší zpracování faktur

• kontrolu nákupů ještě před vznikem závazku

• plynulé schvalování bez závislosti na jednotlivcích

• centralizovanou správu smluv včetně notifikací a digitálních podpisů

• výraznou úsporu administrativního času díky integraci se SAP

• plnou digitální auditní stopu podporující regulatorní soulad

  
  

Management tak získal aktuální přehled o vznikajících závazcích napříč organizací.

Řízení nákladů v reálném čase

Standardizace workflow a sjednocení práce s dokumenty umožnily rychlejší rozhodování, jasnější odpovědnost za náklady a vyšší transparentnost finančních procesů.

INSIO pomohlo společnosti INTERAMERICAN posunout řízení nákladů od zpětné kontroly k řízení v reálném čase.

Reference klienta

„INSIO nám umožnilo přejít od zpětné kontroly k řízení nákupních procesů v reálném čase. Dnes rozhodujeme na základě aktuálních dat, ne až po uzávěrce, a máme jasně nastavené odpovědnosti i schvalovací procesy.“

René Scholten
Finanční ředitel a člen představenstva