Případová studie ZENOVA

O společnosti Zenova

Zenova je firma s více než 4 000 zaměstnanci, která realizuje rozsáhlé projekty vyžadující efektivní koordinaci mezi nákupem, financemi, HR a provozem. Před implementací INSIO byly administrativní procesy roztříštěné, časově náročné a často postrádaly transparentnost.

Výzvy před INSIO

Objednávky ve Wordu – nákupní objednávky se vytvářely ručně ve Wordu a jejich schvalování trvalo i několik dní.

Neefektivní HR plánování – dovolené a zástupy nebyly řízené systémem, což vedlo k překryvům a výpadkům.

Evidence majetku v Excelu – firemní majetek byl vedený v tabulkách bez sledování v reálném čase, takže nebylo jasné, kde se nachází a jak se využívá.

Ruční schvalování faktur – faktury se schvalovaly ručně, často bez návaznosti na související objednávku.

Používání nepropojených systémů – jednotlivá oddělení využívala různé nástroje, které spolu nekomunikovaly, což způsobovalo neefektivitu a duplicity.

Decentralizované smlouvy – smlouvy byly uložené v e-mailech, složkách a šanonech, jejich sledování a kontrola byla složitá.

Tyto problémy zpomalovaly provoz, zvyšovaly administrativní zátěž a vázaly finanční i personální kapacity.

Řešení pomocí INSIO

Zenova se rozhodla zavést INSIO jako jednotnou platformu pro nákup, fakturaci, HR, smlouvy a správu majetku. Klíčové funkce řešení:

Nákup: Objednávky vznikají přímo v INSIO, systém automaticky hlídá rozpočty a schvalovací workflow podle typu objednávky. Neoprávněné nákupy jsou vyloučené a vedení šetří čas.

Fakturace: Faktury si nyní vytváří provozní týmy samy podle šablon. Do 5. dne v měsíci je vystaveno více než 1 000 faktur, což výrazně urychluje cashflow. Napojení na Helios eliminuje ruční přepisování.

Smlouvy: Všechny smlouvy jsou centralizované a navázané na projekty, dodavatele a typy smluv. Přístupová práva jsou jasně definovaná a systém upozorňuje na blížící se expiraci.

HR: Dovolenou nelze schválit bez určení zástupu, což zajišťuje hladký chod. Manažeři i zaměstnanci mají všechny plány dostupné přímo na dashboardu.

Správa majetku: Každý majetek nad 1 000 Kč je přiřazen ke konkrétní zakázce. Systém jasně ukazuje, kde se nachází, jak se využívá a zda se má vrátit – minimalizuje se tak riziko ztrát.

Helpdesk: Požadavky zákazníků se řídí workflow s možností sledování SLA, reportingu a auditní dohledatelnosti.

Výsledky po implementaci

Úspora více než 460 hodin administrativní práce měsíčně

1 500 faktur vystavených každý měsíc rychleji a bez zdržení

Zlepšení cashflow díky okamžité fakturaci po dodání

Jasný přehled o majetku a jeho využití

Vyšší odpovědnost provozních týmů a úleva pro účetní oddělení

Transparentní a centralizované procesy napříč odděleními

Pohled zákazníka

„INSIO pro nás znamená systém, který šetří čas, peníze i personální kapacity. Nemusíme mít pět různých nástrojů – všechno řešíme v jednom. To je v provozu zásadní. Opakovaně se ukazuje, že zavedení INSIO byl správný krok.“

Michal Tesařík, ředitel společnosti Zenova