Príručka k automatizácii nákupu v SAP pre rok 2026: Prechod od digitalizácie k autonómii

Náklady nečinnosti: Prečo štandardné pracovné postupy v SAP stagnujú

SAP je mimoriadne výkonný systém, ale pre bežného žiadateľa o nákup môže byť zložitý. Keď prevádzkový manažér potrebuje náhradný diel alebo marketingová oddelenie objednáva novú agentúru, zložitosť SAP ECC alebo S/4HANA často vedie k obchádzaniu procesov.

Skryté náklady tradičného P2P:

Nevyužité talenty
Vysoko kvalifikovaní účtovníci trávia až 15 hodín týždenne ručným zosúlaďovaním dokumentov namiesto toho, aby vykonávali analytickú prácu.

Pomalé rozhodovanie
Ak schvaľovanie nového dodávateľa trvá tri týždne, spoločnosť stráca schopnosť rýchlo reagovať na zmeny na trhu.

Miera chybovosti údajov
Ručné zadávanie faktúr do systému SAP má výrazne vyššiu mieru chybovosti, čo vedie k duplicitným platbám a zhoršeným vzťahom s dodávateľmi.

V českom a slovenskom prostredí je tiež potrebné správne spracovať formát ISDOC a zabezpečiť súlad s kontrolnými správami o DPH, čo pri použití manuálnych procesov zvyšuje riziko sankcií.

Model zrelosti P2P (verzia 2026)

Na akej úrovni sa nachádza vaša organizácia? Väčšina spoločností používajúcich SAP zostáva na úrovni 2.

Úroveň 1: Manuálna

Charakteristika:
Papierové alebo PDF faktúry, schvaľovanie prostredníctvom e-mailu.

Interakcia so systémom SAP:
Každá položka sa do systému zadáva manuálne.

Úroveň 2: Digitalizovaná

Charakteristika:
Použitie OCR na čítanie faktúr a základný elektronický workflow.

Interakcia so systémom SAP:
Dáta sa do SAP nahrajú v dávkach, nie v reálnom čase.

Úroveň 3: Integrovaná

Charakteristika:
Synchronizácia údajov v reálnom čase, možnosť mobilného schvaľovania.

Interakcia so systémom SAP:
Priame API pripojenie s obojsmernou komunikáciou medzi nástrojom P2P a SAP.

Úroveň 4: Autonómna

Charakteristiky:
Umelá inteligencia nezávisle vykonáva trojcestné porovnávanie (objednávka – príjem – faktúra) a identifikuje nezrovnalosti bez ľudského zásahu.

Interakcia s SAP:
Prebieha automatické zaúčtovanie. SAP funguje ako stabilné účtovné jadro, nie ako pracovný nástroj pre manuálne operácie.

INSIO je navrhnuté tak, aby umožnilo spoločnostiam preskočiť z úrovne 2 priamo na úroveň 4.

5 základných vlastností modernej automatizácie SAP

Ak vyberáte softvér ako doplnok k vášmu prostrediu SAP, mal by spĺňať týchto päť štandardov pre rok 2026:

1. Inteligentné ťaženie pomocou umelej inteligencie

Klasické OCR už nestačí. Moderné systémy používajú jazykové modely na pochopenie kontextu faktúry.

Príklad:
Systém rozpozná, že položka „Doprava“ by mala byť zaúčtovaná na konkrétny účet hlavnej knihy v SAP, aj keď táto formulácia nie je presne uvedená v objednávke.

2. Predpovedanie a kontrola rozpočtu

Štandardný systém SAP vás upozorní na prekročenie rozpočtu až po zaúčtovaní faktúry. Moderné riešenia kontrolujú rozpočet už vo fáze žiadosti.

Ak vedúci oddelenia zadá nákup, ktorý presahuje zostávajúci štvrťročný limit, systém ho upozorní pred vytvorením záväzku.

3. Synchronizácia bez zasahovania do jadra SAP

Jadro SAP by sa nikdy nemalo modifikovať pre nástroje P2P. Moderné riešenia používajú popri jadre aj model rozšírenia s využitím rýchlych rozhraní API.

To je obzvlášť dôležité pre spoločnosti, ktoré prechádzajú z ECC na S/4HANA – nákupné procesy zostávajú zachované aj po aktualizácii systému.

4. Samoobslužný portál dodávateľov

Automatizácia by nemala končiť v rámci spoločnosti. Moderné nástroje umožňujú dodávateľom nahrať daňové identifikačné čísla, bankové údaje a iné dokumenty.

Po overení sa tieto údaje automaticky prenesú do karty dodávateľa v systéme SAP.

5. Mobilné schvaľovanie pre vedenie

Finančný riaditeľ by mal mať možnosť schvaľovať kapitálové výdavky zo svojho mobilného telefónu s úplným prehľadom o vplyve na rozpočet a audit trail.

Audit automatizácie P2P v roku 2026

Odpovedzte na nasledujúce otázky. Ak dosiahnete menej ako päť bodov, vaše procesy pravdepodobne nie sú na úrovni, na akej by mohli byť.

• Existuje integrácia medzi nástrojom P2P a systémom SAP bez manuálneho exportu CSV?

• Prechádza aspoň 80 % faktúr procesom bez manuálneho zásahu?

• Dokáže systém rozpoznať duplicitné faktúry, aj keď sú čísla dokumentov odlišné?

• Existuje automatické trojité porovnávanie objednávok, príjmových dokladov a faktúr?

• Môže nový zamestnanec vytvoriť žiadosť bez zložitého školenia?

• Je možné vygenerovať kompletnú históriu transakcií na účely auditu do 60 sekúnd?

Prečo je INSIO strategickou voľbou pre automatizáciu SAP

Zatiaľ čo jadrá veľkých globálnych riešení sú často programované pomocou zastaraných metód a technológií, INSIO bolo navrhnuté s dôrazom na moderný integračný prístup.

Automatizácia nie je o tom, aby sa rovnaké veci robili rýchlejšie. Je o eliminácii činností, ktoré by sa nemali robiť vôbec.

Pre prevádzkových manažérov INSIO znamená menej manuálnych chýb.
Pre finančných riaditeľov znamená jasné a prehľadné účtovné jadro.
Pre nákupné oddelenia znamená systém, ktorý rešpektuje miestne účtovné a daňové požiadavky, vrátane práce s ISDOC a prepojenia na kontrolné správy DPH.

INSIO funguje ako moderný doplnok k SAP, pričom SAP zostáva jediným zdrojom účtovných údajov.

Záver: Zložitosť je voľba

Pokračovanie v manuálnych alebo čiastočne digitalizovaných P2P procesoch v roku 2026 je vedomé rozhodnutie – a navyše nákladné.

Prechod na autonómne riešenie plne integrované s SAP umožňuje spoločnosti rásť bez zvyšovania počtu zamestnancov, znižovať chyby a zvyšovať kontrolu nad výdavkami.

Otázka teda nie je, či automatizovať.
Otázka je, či chcete byť na úrovni 2 – alebo priamo na úrovni 4.