Návratnosť investícií do automatizácie fakturácie (manuálny SAP vs. INSIO)

1. Priame porovnanie nákladov (na faktúru)

2. Trojitý prínos pre existujúce prostredie SAP

I. Transformácia práce finančného tímu

Ručné spracovanie faktúr znamená, že kvalifikovaní účtovníci vykonávajú administratívnu prácu.

• Ručný režim: jeden zamestnanec dokáže spracovať približne 1 000 faktúr za mesiac.

• Automatizovaný režim: jeden manažér môže dohliadať na spracovanie až 10 000 faktúr za mesiac, pretože sa zaoberá iba výnimkami.

Nejde len o úsporu nákladov, ale o lepšie využitie odborných kapacít.

II. Optimalizácia cash flow

V tradičnom režime vznikajú „neviditeľné faktúry“ – dokumenty, ktoré ešte neboli zaregistrované.

Automatizované riešenie zabezpečuje, že faktúry sa zachytávajú ihneď po doručení a sú okamžite viditeľné v systéme.

To umožňuje:

• presnejšie plánovanie cash flow,

• rýchlejšie mesačné uzávierky,

• využitie zliav za včasnú platbu (často 1–2 % hodnoty faktúry), ktoré môžu samy pokryť náklady na systém.

III. Kvalita údajov a ochrana jadra SAP

Ručné zadávanie údajov vedie k chybám – nesprávne sadzby DPH, nesprávne priradenie centra alebo nezrovnalosti s kartou dodávateľa.

Automatizovaný systém vykonáva pred zaúčtovaním trojité porovnanie (objednávka – príjem – faktúra).

Zúčtovanie prebieha prostredníctvom štandardného rozhrania SAP (napr. IDoc alebo API) bez potreby úpravy jadra systému SAP.

Výsledkom sú stabilné a konzistentné účtovné záznamy.

V českom a slovenskom prostredí je tiež zabezpečená práca s formátom ISDOC a správna dokumentácia pre kontrolné výkazy DPH.

3. Strategické výhody nad rámec priamych nákladov

Pripravenosť na audit

Každý krok procesu je zaznamenaný. Počas auditu je možné v priebehu niekoľkých sekúnd zobraziť kompletnú históriu faktúry, vrátane všetkých zmien jednotlivých polí každého dokumentu, vrátane dátumu, času a používateľa, ktorý zmenu vykonal – od pôvodného dokumentu až po účtovný dokument v SAP. 

Rast bez zvyšovania počtu zamestnancov

Ak spoločnosť medziročne rastie o 30 %, nie je potrebné prijímať nových zamestnancov len kvôli vyššiemu počtu faktúr.

Stabilita tímu

Eliminácia rutinného prepisovania údajov znižuje administratívnu záťaž a umožňuje finančnému tímu sústrediť sa na analytické a kontrolné činnosti.

Záver: Prechod bez rizika

Investícia do automatizácie faktúr nie je len otázkou úspor. Ide o zníženie prevádzkových rizík a zvýšenie kontroly nad finančnými procesmi.

Riešenie INSIO sa nasadzuje ako doplnok k SAP, bez potreby zásadných zmien existujúcej konfigurácie, zvyčajne do jedného mesiaca.