Przewodnik po automatyzacji zakupów w SAP na rok 2026: Przejście od cyfryzacji do autonomii

Koszt bezczynności: dlaczego standardowe przepływy pracy w SAP ulegają stagnacji

SAP jest niezwykle wydajnym systemem, ale dla zwykłego wnioskodawcy zakupowego jest on zazwyczaj skomplikowany. Jeśli kierownik produkcji potrzebuje części zamiennej lub dział marketingu zamawia nową agencję, złożoność SAP ECC lub S/4HANA często prowadzi do omijania procesów.

Ukryte koszty tradycyjnego P2P:

Niewykorzystanie talentów
Wysoko wykwalifikowani księgowi spędzają nawet 15 godzin tygodniowo na ręcznym dopasowywaniu dokumentów zamiast na pracy analitycznej.

Spowolnione podejmowanie decyzji
Jeśli zatwierdzenie nowego dostawcy trwa trzy tygodnie, firma traci zdolność do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe.

Błędy w danych
Ręczne wprowadzanie faktur do systemu SAP wiąże się ze znacznie wyższą błędnością, co prowadzi do podwójnych płatności i pogorszenia relacji z dostawcami.

W środowisku Europy Środkowej dochodzi do tego konieczność prawidłowego przetwarzania formatu ISDOC i zapewnienia zgodności z kontrolnym zgłoszeniem VAT, co w przypadku procesów ręcznych zwiększa ryzyko sankcji.

Model dojrzałości P2P (wersja 2026)

Na jakim poziomie znajduje się Twoja organizacja? Większość firm korzystających z SAP pozostaje na poziomie 2.

Poziom 1: Ręczny

Charakterystyka:
Faktury papierowe lub w formacie PDF, zatwierdzanie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Interakcja z SAP:
Każda pozycja jest ręcznie wprowadzana do systemu.

Poziom 2: Cyfrowy

Charakterystyka:
Wykorzystanie OCR do odczytu faktur i podstawowego elektronicznego przepływu pracy.

Interakcja z SAP:
Dane są wprowadzane do systemu SAP partiami, a nie w czasie rzeczywistym.

Poziom 3: Zintegrowana

Charakterystyka:
Synchronizacja danych w czasie rzeczywistym, możliwość zatwierdzania mobilnego.

Interakcja z SAP:
Bezpośrednie połączenie API z dwukierunkową komunikacją między narzędziem P2P a SAP.

Poziom 4: Autonomiczny

Charakterystyka:
Sztuczna inteligencja samodzielnie przeprowadza trójstronne dopasowanie (zamówienie – odbiór – faktura) i identyfikuje rozbieżności bez udziału człowieka.

Interakcja z SAP:
Następuje automatyczne zaksięgowanie. SAP działa jako stabilny rdzeń księgowy, a nie jako narzędzie robocze do operacji ręcznych.

INSIO zostało zaprojektowane tak, aby umożliwić firmom przejście z poziomu 2 bezpośrednio do poziomu 4.

5 niezbędnych funkcji nowoczesnej automatyzacji SAP

Jeśli wybierasz oprogramowanie jako rozszerzenie środowiska SAP, powinno ono spełniać pięć poniższych standardów na rok 2026:

1. Inteligentne wydobywanie danych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Klasyczne OCR już nie wystarcza. Nowoczesne systemy wykorzystują modele językowe do zrozumienia kontekstu faktury.

Przykład:
System rozpoznaje, że pozycja „Koszty transportu” powinna zostać zaksięgowana na konkretnym koncie księgi głównej w SAP, nawet jeśli sformułowanie to nie jest dokładnie podane w zamówieniu.

2. Przewidywanie i kontrola budżetu

Standardowy system SAP sygnalizuje przekroczenie budżetu dopiero po zaksięgowaniu faktury. Nowoczesne rozwiązanie kontroluje budżet już na etapie składania wniosku.

Jeśli kierownik działu wprowadzi zakup przekraczający pozostały limit kwartalny, system powiadomi o tym jeszcze przed utworzeniem zobowiązania.

3. Synchronizacja bez ingerencji w rdzeń SAP

Nigdy nie powinno dochodzić do modyfikacji rdzenia SAP z powodu narzędzia P2P. Nowoczesne rozwiązanie wykorzystuje model rozszerzenia obok rdzenia za pomocą szybkich interfejsów API.

Ma to kluczowe znaczenie zwłaszcza dla firm przechodzących z ECC na S/4HANA – procesy zakupowe pozostają niezmienione nawet po aktualizacji systemu.

4. Samoobsługowy portal dostawców

Automatyzacja nie powinna kończyć się wewnątrz firmy. Nowoczesne narzędzia umożliwiają dostawcom przesyłanie identyfikatorów podatkowych, danych bankowych i innych dokumentów.

Po weryfikacji dane te są automatycznie przenoszone do karty dostawcy w systemie SAP.

5. Mobilne zatwierdzanie dla kierownictwa

Dyrektor finansowy powinien mieć możliwość zatwierdzania wydatków kapitałowych za pomocą telefonu komórkowego, mając pełny wgląd w wpływ na budżet i ślad audytowy.

Audyt automatyzacji P2P w 2026 r.

Odpowiedz na poniższe pytania. Jeśli uzyskasz mniej niż pięć punktów, Twoje procesy prawdopodobnie nie są na takim poziomie, na jakim powinny być.

• Czy integracja między narzędziem P2P a SAP odbywa się bez ręcznego eksportowania plików CSV?

• Czy co najmniej 80% faktur przechodzi przez proces bez ręcznej interwencji

• Czy system potrafi rozpoznać zduplikowaną fakturę, nawet jeśli numery dokumentów są różne?

• Czy odbywa się automatyczne trójstronne dopasowywanie zamówień, potwierdzeń odbioru i faktur?

• Czy nowy pracownik może utworzyć zapytanie bez skomplikowanego szkolenia?

• Czy w ciągu 60 sekund można wygenerować pełną historię transakcji do celów audytu?

Dlaczego INSIO jest strategicznym wyborem dla automatyzacji SAP

Podczas gdy rdzenie dużych globalnych rozwiązań są często programowane przy użyciu przestarzałych metod i technologii, INSIO zostało zaprojektowane z naciskiem na nowoczesne podejście integracyjne.

Automatyzacja nie polega na szybszym wykonywaniu tych samych czynności. Chodzi o wyeliminowanie czynności, które nie powinny być w ogóle wykonywane.

Dla kierowników operacyjnych INSIO oznacza mniej błędów ręcznych.
Dla dyrektorów finansowych oznacza przejrzyste i czyste jądro księgowe.
Dla działu zakupów oznacza to system, który respektuje lokalne wymagania księgowe i podatkowe, w tym pracę z ISDOC i powiązania z kontrolnymi raportami VAT.

INSIO działa jako nowoczesna nadbudowa nad SAP, podczas gdy SAP pozostaje jedynym źródłem prawdy księgowej.

Wniosek: Złożoność to wybór

Kontynuowanie ręcznych lub częściowo zdigitalizowanych procesów P2P w 2026 r. będzie świadomą decyzją, a jednocześnie kosztowną.

Przejście na autonomiczne rozwiązanie w pełni zintegrowane z SAP pozwala firmie rozwijać się bez zwiększania liczby pracowników, zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć kontrolę nad wydatkami.

Nie chodzi więc o to, czy zautomatyzować.
Pytanie brzmi: czy chcesz być na poziomie 2, czy od razu na poziomie 4.