E-faktury na Słowacji od 2027: poradnik dla firm

Czym jest e-faktura i Peppol

E-faktura to faktura w ustrukturyzowanym formacie XML, którą system odczyta bez przepisywania. PDF wysłany e-mailem nie jest e-fakturą. Na Słowacji e-faktury przesyła się przez Peppol, międzynarodową sieć i standard wymiany dokumentów elektronicznych. Firma łączy się z siecią przez certyfikowanego dostawcę, którego na Słowacji nazywa się „digitálny poštár” (cyfrowy listonosz).

Co zmienia się od 1 stycznia 2027

Podstawą jest ustawa nr 385/2025 Z. z., która nowelizuje słowacką ustawę o VAT nr 222/2004 Z. z. Rok 2026 to czas przygotowań: firmy wybierają dostawcę, dostosowują oprogramowanie i testują obieg faktur. Najważniejsze zasady:

• Start: 1 stycznia 2027 dla krajowych transakcji B2B i B2G.

• Kto wystawia: wszyscy słowaccy podatnicy VAT.

• Kto odbiera: każda firma i każdy przedsiębiorca na Słowacji, także niebędący podatnikiem VAT.

• Format: ustrukturyzowany XML zgodny z Peppol BIS.

• Doręczenie i raportowanie: przez certyfikowanego dostawcę; dane z faktury trafiają do słowackiej administracji skarbowej w czasie rzeczywistym.

• Termin wystawienia: 15 dni od dostawy (od 1 lipca 2030 tylko 10 dni).

• Archiwizacja: 10 lat, u sprzedawcy i u nabywcy.

• Etap 2: transakcje transgraniczne od 1 lipca 2030, kiedy planowane jest też zniesienie słowackiego raportu kontrolnego VAT.

Źródła: Finančná správa SR, Forvis Mazars, EY.

Jak wędruje e-faktura: model pięciu rogów

Sprzedawca wysyła fakturę do swojego certyfikowanego dostawcy. Ten przez sieć Peppol doręcza ją dostawcy nabywcy, który przekazuje ją nabywcy. Jednocześnie dane z faktury trafiają do administracji skarbowej w czasie rzeczywistym. Administracja jest więc piątym rogiem modelu.

Słowacja a KSeF. W Polsce faktury ustrukturyzowane przechodzą przez jedną państwową platformę KSeF. Na Słowacji takiej platformy nie ma: faktury krążą w sieci Peppol między certyfikowanymi dostawcami, a dane trafiają do administracji skarbowej równolegle. Firma ze spółką na Słowacji potrzebuje więc osobnego dostawcy Peppol, sam KSeF nie wystarczy.

Kogo obowiązek dotyczy, a kogo nie

• Wystawiać e-faktury muszą wszyscy słowaccy podatnicy VAT przy transakcjach ze słowackimi firmami i sektorem publicznym.

• Odbierać je musi każda osoba prawna i każdy przedsiębiorca na Słowacji, także niebędący podatnikiem VAT. Zgoda odbiorcy nie jest już potrzebna.

• Poza obowiązkiem pozostają dostawy zwolnione, faktury uproszczone, sprzedaż konsumentom (B2C) oraz zagraniczni dostawcy zarejestrowani na podstawie § 5 słowackiej ustawy o VAT.

Praktyczny skutek: także po 2027 roku większość firm będzie otrzymywać mieszankę e-faktur i plików PDF. Proces musi obsłużyć jedno i drugie.

Kary za niedopełnienie obowiązku

Za brak, opóźnienie, niekompletne lub błędne raportowanie słowacka administracja skarbowa może nałożyć karę do 10 000 €, a przy powtórnym naruszeniu do 100 000 €. Kary nie ma, jeśli oczywisty błąd zostanie szybko poprawiony lub jeśli opóźnienie wynikało z udokumentowanej awarii u dostawcy.

Doręczenie to dopiero początek

Certyfikowany dostawca doręczy fakturę. Co dalej, każda firma rozwiązuje sama: kto ją sprawdzi, kto ją zaakceptuje, jak zostanie sparowana z zamówieniem i jak trafi do SAP lub innego ERP. W większej firmie faktura często przechodzi przez dział zakupów, kierownika centrum kosztów i księgowość.

E-faktura ma jedną dużą zaletę: dane są już ustrukturyzowane. Nie trzeba ich odczytywać z PDF ani przepisywać, więc akceptacja może zacząć się w chwili doręczenia. Właśnie tu decyduje się, czy nowy obowiązek doda pracy, czy ją zaoszczędzi.

Jak rozwiązuje to INSIO z ePošťákiem

INSIO jest połączone z ePošťákiem, certyfikowanym dostawcą Peppol i naszym oficjalnym partnerem. Odebrana e-faktura:

• trafia z Peppol bezpośrednio do INSIO, bez przekazywania e-maili,

• jest parowana z zamówieniem w Procure To Pay,

• przechodzi akceptację według Waszych reguł,

• po akceptacji trafia do ERP: SAP, Helios, Money S3 i innych.

Wystawione faktury wędrują w przeciwną stronę, z INSIO przez ePošťáka do sieci Peppol. Faktury, które nie przychodzą przez Peppol, INSIO Extractor odczytuje z PDF i przesyła tą samą drogą. W jednej instalacji INSIO może pracować cała grupa firm, łącznie ze słowacką spółką zależną.

Lista kontrolna: 7 kroków do końca 2026 roku

1. Sprawdźcie, czy słowacka spółka musi e-faktury wystawiać, czy tylko odbierać.

2. Wybierzcie dostawcę z rejestru certyfikowanych dostawców słowackiej administracji skarbowej.

3. Sprawdźcie, czy Wasz ERP potrafi odbierać i wystawiać e-faktury, czy potrzebne jest połączenie.

4. Zarejestrujcie się przez dostawcę w sieci Peppol i poinformujcie dostawców.

5. Ustalcie, kto sprawdza i akceptuje e-faktury.

6. Przetestujcie cały obieg na kilku prawdziwych fakturach jeszcze w 2026 roku.

7. Przygotujcie archiwizację na 10 lat.

Obowiązek spełni dostawca. Porządek w fakturach zrobi INSIO. Umówcie 30-minutową prezentację

Najczęstsze pytania

Czy PDF wysłany e-mailem jest e-fakturą?

Nie. Według nowej słowackiej ustawy e-faktura to ustrukturyzowany plik w formacie Peppol BIS, doręczony przez certyfikowanego dostawcę.

Czy firma, która nie jest podatnikiem VAT, musi odbierać e-faktury?

Tak. Od 1 stycznia 2027 każda firma i każdy przedsiębiorca na Słowacji musi umieć je odebrać.

Czy obowiązek dotyczy zagranicznych dostawców?

W pierwszym etapie nie. Transakcje transgraniczne dojdą od 1 lipca 2030.

Mamy centralę w Polsce. Czy to dotyczy naszej słowackiej spółki zależnej?

Tak. Słowacki podatnik VAT ma taki sam obowiązek jak każda inna firma. Może go spełnić przez wspólne rozwiązanie całej grupy, na przykład INSIO.

Czy możemy wybrać dowolnego dostawcę?

Tak, ale musi on figurować w rejestrze certyfikowanych dostawców słowackiej administracji skarbowej.

Jak długo trzeba archiwizować e-faktury?

10 lat od końca roku, którego dotyczy dostawa.

Czy słowacki raport kontrolny VAT zostanie zniesiony?

Jest to planowane od 1 lipca 2030, razem z informacją podsumowującą.