Jak INTERAMERICAN zyskał kontrolę nad kosztami w czasie rzeczywistym

Profil klienta

INTERAMERICAN jest częścią grupy Achmea, jednej z największych grup ubezpieczeniowych w Europie.

Firma działa w środowisku o wysokiej złożoności procesowej i wymaganiach regulacyjnych oraz oferuje szerokie portfolio usług w obszarze ubezpieczeń, opieki zdrowotnej i rozwiązań finansowych.

W tak rozbudowanej organizacji kluczowe znaczenie ma transparentne zarządzanie kosztami, kontrola nad zobowiązaniami oraz efektywne procesy cyfrowe obejmujące różne działy i encje w ramach grupy.

Wyzwania przed wdrożeniem INSIO

Procesy związane z zakupami i wydatkami były rozproszone w całej organizacji i silnie uzależnione od komunikacji manualnej.

Do głównych problemów należały:

• opóźnienia w zatwierdzaniu zamówień

• presja na budżety bez bieżącej kontroli zobowiązań

• umowy przechowywane w wielu miejscach bez kontroli terminów wygaśnięcia

• informacje zapisane w e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych

• stres związany z audytami i czasochłonne wyszukiwanie dokumentów

• powstawanie nieoczekiwanych zobowiązań finansowych
  
  

W rezultacie dział finansowy często uzyskiwał informacje o kosztach dopiero po fakcie.

Potrzeba odzyskania kontroli

Rosnąca liczba zakupów i obowiązków administracyjnych powodowała, że zarząd miał coraz mniejszą widoczność tego, gdzie powstają koszty i kto za nie odpowiada.

Procesy obejmowały wiele encji w grupie i angażowały setki użytkowników oraz dziesiątki osób zatwierdzających. Informacje o zobowiązaniach trafiały do finansów z opóźnieniem, co utrudniało ich skuteczne zarządzanie.

Celem było ujednolicenie zarządzania kosztami w jednym rozwiązaniu cyfrowym, standaryzacja procesów oraz zapewnienie aktualnych danych do podejmowania decyzji.

Wdrożenie rozwiązania INSIO

Rozwiązanie INSIO było wdrażane stopniowo od kwietnia 2024 roku w kilku etapach, obejmujących poszczególne obszary procesowe.

Projekt obejmował szczegółową analizę istniejących procesów, zdefiniowanie odpowiedzialności oraz konfigurację złożonych macierzy zatwierdzania tak, aby system odpowiadał rzeczywistemu funkcjonowaniu organizacji w różnych encjach.

Dzięki elastycznemu workflow możliwe było zdigitalizowanie nawet bardzo złożonych procesów, które wcześniej były realizowane manualnie lub za pomocą e-maili.

Zakres wykorzystania

INSIO wspiera obecnie zarządzanie procesami kosztowymi dla około 340 użytkowników i do 100 osób zatwierdzających w wielu encjach grupy.

System obejmuje cały cykl zakupowy — od wniosków zakupowych i zamówień, przez zarządzanie umowami, aż po ewidencję i zatwierdzanie faktur przychodzących.

Każdego miesiąca w systemie przetwarzanych jest ponad 1 000 faktur, które po zatwierdzeniu są automatycznie przekazywane do systemu SAP.

Rozwiązanie obejmuje również digitalizację podróży służbowych oraz innych wydatków firmowych.

Korzyści po wdrożeniu INSIO

Wdrożenie przyniosło firmie INTERAMERICAN szereg wymiernych korzyści:

• o 84% szybsze przetwarzanie faktur

• kontrolę zakupów jeszcze przed powstaniem zobowiązania

• płynne zatwierdzanie bez zależności od konkretnych osób

• scentralizowane zarządzanie umowami z powiadomieniami i podpisami cyfrowymi

• znaczną oszczędność czasu administracyjnego dzięki integracji z SAP

• pełną cyfrową ścieżkę audytową wspierającą zgodność regulacyjną

  
  

Dzięki temu zarząd uzyskał bieżący wgląd w powstające zobowiązania w całej organizacji.

Zarządzanie kosztami w czasie rzeczywistym

Standaryzacja workflow oraz ujednolicenie pracy z dokumentami umożliwiły szybsze podejmowanie decyzji, większą odpowiedzialność za koszty oraz wyższą transparentność procesów finansowych.

INSIO pomogło firmie INTERAMERICAN przejść od kontroli retrospektywnej do zarządzania kosztami w czasie rzeczywistym.

Referencja klienta

„INSIO umożliwiło nam przejście od kontroli retrospektywnej do zarządzania procesami zakupowymi w czasie rzeczywistym. Dziś podejmujemy decyzje na podstawie aktualnych danych, a nie dopiero po zamknięciu okresu, i mamy jasno zdefiniowane odpowiedzialności oraz procesy zatwierdzania.”

René Scholten
Dyrektor finansowy i członek zarządu