INSIO Oprogramowanie: Jeden system do zarządzania całą firmą

Celem jest umożliwienie firmom przejścia na biuro bezpapierowe oraz zapewnienie, że wszystkie sprawy korporacyjne są łatwo dostępne na komputerze i urządzeniach mobilnych.

Niezależnie od tego, czy chodzi o efektywne zarządzanie dokumentacją, komunikację z klientami, zarządzanie personelem czy zarządzanie budynkami i ich utrzymaniem, INSIO oferuje scentralizowane rozwiązanie w jednym miejscu. Takie podejście pomaga firmom zaoszczędzić koszty i podnieść je na nowy poziom działalności.

Jakie produkty i funkcje oferuje INSIO?

CAFM (Zarządzanie obiektami wspomagane komputerowo)

Kompleksowe rozwiązanie do zarządzania nieruchomościami i obiektami, w tym łatwe planowanie i monitorowanie konserwacji, optymalizacja kosztów operacyjnych oraz natychmiastowy dostęp do istotnych informacji o zasobach z dowolnego miejsca, online lub offline, podczas gdy system automatycznie przestrzega standardów prawnych.

Rejestry budynków i obiektów

Umożliwia scentralizowane zarządzanie i dostęp do informacji o twoich nieruchomościach i obiektach, ułatwiając efektywne planowanie konserwacji i poprawiając procesy decyzyjne.

Automatyczne planowanie konserwacji

System konserwacji zapobiegawczej minimalizuje ryzyko awarii i wydłuża żywotność sprzętu, a także zapewnia szybką reakcję na nieprzewidziane zdarzenia i minimalizuje przestoje.

Paszport nieruchomości

Zapewnia pełny przegląd historii, zmian i konserwacji obiektów, ułatwiając zrozumienie ich specyfiki i stanu, a tym samym upraszczając ich zarządzanie i konserwację, zapewniając szybki dostęp do niezbędnych dokumentów.

Zarządzanie technikami i dostawcami

Narzędzie do monitorowania wydajności i produktywności twoich zespołów, ułatwiające podejmowanie decyzji dotyczących przydziału siły roboczej.

Archiwizacja dokumentacji technicznej

Bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentacji technicznej.

Integracja CAD i BIM

Wizualizacja i analiza przestrzenna z narzędziami integracyjnymi CAD i BIM umożliwiają dokładne planowanie i identyfikację potencjalnych problemów przed ich wystąpieniem. Ta przewaga przyczynia się do efektywnego wykorzystania przestrzeni i zasobów.

Zarządzanie energią

Szczegółowa analiza zużycia energii i praktyk zrównoważonego rozwoju dostarcza cennych informacji umożliwiających obniżenie kosztów i wspieranie ekologicznego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Zarządzanie umowami

Centralne przechowywanie umów i automatyczne przypomnienia o ważnych terminach zapewniają, że nigdy nie przegapisz odnowienia lub wypowiedzenia umowy. Ponadto system wykrywa nieautoryzowane zmiany w umowach przed ich ostatecznym zatwierdzeniem.

• Automatyczne planowanie konserwacji

• Rejestry sprzętu i przeglądów

• Scentralizowana dokumentacja

• Optymalizacja kosztów

• Zarządzanie sprzętem

• Aplikacja mobilna

Zatwierdzanie faktur

Automatyzuje i upraszcza proces zatwierdzania faktur, optymalizuje przepływy finansowe i zapewnia przejrzysty przegląd wszystkich wydatków.

Przetwarzanie faktur

Automatyczne rozpoznawanie i wydobywanie danych z faktur eliminuje ręczne wprowadzanie danych i zwiększa dokładność.

Zatwierdzanie online

Umożliwia online zatwierdzanie faktur przez wyznaczonych pracowników, przyspieszając cały proces.

Automatyczne księgowanie

Po zatwierdzeniu INSIO automatycznie księguje faktury w systemie księgowym.

Przepływ pracy

Zaawansowane opcje konfiguracyjne procesów, w tym ustalanie różnych ról użytkowników.

Raportowanie i analiza

Głębsze wglądy w proces fakturowania dzięki rozbudowanym możliwościom raportowania i analizy. Możliwość monitorowania stanu faktur w czasie rzeczywistym.

• Precyzyjne zatwierdzanie wieloetapowe

• Łatwa komunikacja z dostawcami

• Przegląd płatności

• Automatyczne przetwarzanie faktur

• Podsumowanie stanu faktur i zamówień

• Integracja API z księgowością

Zamówienia podróży

INSIO upraszcza zarządzanie podróżami służbowymi, od wstępnych wniosków po zwrot kosztów. Zautomatyzowany system podróży biznesowych zwiększa efektywność planowania, zatwierdzania i raportowania wydatków, oszczędzając czas i pracę administracyjną.

Wnioski o podróże służbowe

Pracownicy mogą łatwo składać wnioski o podróże służbowe z dokładnymi informacjami.

Zadatek

Zautomatyzowany system wypłaty zaliczek dla pracowników w podróży służbowej minimalizuje pracę administracyjną i ułatwia zarządzanie wydatkami podczas podróży służbowych.

Zwrot wydatków podróżnych

Dzięki INSIO szybki i dokładny zwrot wydatków jest możliwy, w tym transport, zakwaterowanie i inne wydatki.

Proces zatwierdzania

Elastyczna konfiguracja procesu zatwierdzania w INSIO pozwala na definiowanie różnych poziomów zatwierdzania dla wniosków o podróże służbowe i związane z nimi wydatki. Ta funkcja zwiększa kontrolę nad wydatkami i zapewnia, że wszystkie podróże i wydatki są zatwierdzane zgodnie z polityką firmy.

• Scentralizowane zarządzanie podróżami służbowymi

• Szybkie zatwierdzanie zamówień

• Od wniosku do refundacji

• Dodawanie załączników do podróży

• Śledzenie budżetu

• Wsparcie dla wielu walut i kursów wymiany

Zarządzanie zamówieniami i umowami

Zarządzanie procesami zakupowymi poprawia zgodność z umowami i zmniejsza ryzyko związane z procesami zakupu i umowami.

Wnioski o zakupy

Dzięki INSIO możesz łatwo tworzyć, zarządzać i zatwierdzać wnioski o zakupy. Ten zautomatyzowany proces zwiększa jasność i kontrolę nad działaniami zakupowymi oraz zapewnia przestrzeganie wewnętrznych wytycznych.

Zamówienia zakupu

Automatyzacja procesu tworzenia i zatwierdzania zamówień zakupu przyspiesza procesy zakupowe i poprawia współpracę z dostawcami.

Umowy

Zarządzanie i archiwizacja wszystkich dokumentów umownych, w tym przypomnienia o nadchodzących i ważności umów.

Raportowanie i analiza

Szczegółowe przeglądy i analizy procesów zakupowych, umów i wydatków. Te dane ułatwiają podejmowanie decyzji i zgodność z warunkami umowy.

• Automatyzacja zatwierdzania

• Przegląd zamówień

• Limity umów i raportowanie

• Centralny przegląd

• Podpisy cyfrowe

• Powiadomienia o ważności umowy

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi i dostępnością we wszystkich aspektach zarządzania personelem. System ułatwia monitorowanie czasu pracy, zarządzanie urlopami, nagradzanie i potrącenia, oraz zapewnia efektywną komunikację i planowanie w zespole.

Kalendarze osobiste

Pracownicy mają osobiste kalendarze, które pomagają w koordynacji działań zespołu i spotkań.

Katalog pracowników

Łatwy dostęp do szczegółowych informacji o wszystkich pracownikach za pośrednictwem scentralizowanego katalogu.

Struktura organizacyjna

Wizualizacja struktury organizacyjnej umożliwia pracownikom lepsze orientowanie się w hierarchii firmy i usprawnia komunikację wewnętrzną.

Zarządzanie urlopami

Online rejestrowanie urlopów i zatwierdzanie do planowania czasu pracy pracowników.

Nagrody i potrącenia

System zapewnia czytelny zapis wszystkich transakcji finansowych i ułatwia administrację wynagrodzeniami związanymi z wynagrodzeniem pracowników.

Obecność

Obecność pracowników umożliwia łatwe monitorowanie przepracowanych godzin.

Zasoby

Kompleksowy przegląd zasobów przypisanych do pracowników, takich jak narzędzia robocze czy pojazdy.

• Katalog pracowników

• Obecność, nieobecność, nagrody i potrącenia

• Zatwierdzanie i korzystanie z urlopów

• Zarządzanie użytkownikami i rolami

• Rejestracja czasu

• Miesięczne raporty obecności

Helpdesk (Wsparcie klienta)

Skuteczny system wsparcia klienta jest kluczowy dla szybkiego i efektywnego rozwiązywania problemów i zapytań klientów oraz pracowników. Helpdesk INSIO priorytetowo traktuje i centralnie gromadzi wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu.

Kategoryzacja i filtracja

Organizowanie zgłoszeń klientów przy użyciu zaawansowanych narzędzi do kategoryzacji i filtracji. Ta funkcja ułatwia szybkie rozwiązywanie najpilniejszych spraw przez zespół.

Przepływ pracy

Elastyczne przepływy pracy dla różnych typów zgłoszeń.

Zintegrowany klient e-mail

Komunikacja z klientami bezpośrednio z systemu za pomocą zintegrowanego emaila ułatwia monitorowanie komunikacji i zapewnia, że żadne zgłoszenie nie pozostanie bez odpowiedzi.

Umowa o poziomie usługi (SLA)

Definicja poziomów usług i automatyczne powiadomienia pomagają przestrzegać ustalonych terminów.

Kontrola kosztów

Wyświetlane koszty związane z realizacją zgłoszeń klientów umożliwiają redukcję wydatków firmy.

• Praktyczne rozwiązywanie zgłoszeń

• Kategoryzacja spraw

• Filtracja biletów

• Zintegrowana komunikacja e-mail

• SLA z automatycznymi powiadomieniami

• Przepływ pracy dla różnych typów operacji

Zarządzanie zamówieniami

System może śledzić postęp projektów, zarządzać zasobami i zapewniać, że projekty są realizowane na czas i w ramach budżetu, od początkowej oferty do ostatecznego zakończenia.

Handel

Platforma biznesowa oferuje obszerne katalogi firm i generuje potencjalne możliwości biznesowe (lead) w oparciu o wyszukiwania przy użyciu CRN. Aplikacja może również dołączać różne dokumenty, takie jak umowy, do odpowiednich zapisów.

Oferty

W ofertach znajdziesz pełen przegląd swoich działań związanych z możliwościami biznesowymi, od dokumentów w toku po wysłane oferty i otrzymane odpowiedzi.

Planowanie realizacji

INSIO oferuje planowanie i zarządzanie realizacjami projektu. System efektywnie przydziela zasoby i czas, zapewniając, że wszystkie projekty są realizowane zgodnie z planem i w zgodzie z oczekiwaniami klientów.

• Optymalizacja procesów biznesowych

• Przegląd statusu projektu

• Kompleksowe podsumowanie w jednym miejscu

• Integracja z oprogramowaniem księgowym

• Dokumentacja i przestrzeganie terminów

• Automatyczne planowanie

Protokóły obsługi

Zarządzanie protokołami obsługi dla efektywnej konserwacji i archiwizacji zapisów serwisowych. Ten produkt zapewnia, że wszystkie informacje o interwencjach serwisowych są łatwo dostępne, klarowne i aktualne, zwiększając efektywność zespołów serwisowych i wspierając jakość obsługi klienta.

Lista kontrolna definiowana przez użytkownika

Korzystanie z list kontrolnych do różnych typów konserwacji lub kontroli serwisowych zapewnia, że wszystkie ważne kroki są wykonane i udokumentowane.

Podpis klienta

Uzyskiwanie cyfrowych podpisów klientów bezpośrednio na miejscu przy użyciu urządzenia mobilnego oraz natychmiastowe potwierdzenie zakończenia pracy przez klienta.

Koniec przepisywania

Automatyczne generowanie i archiwizacja protokołów serwisowych znacznie zwiększa efektywność zarządzania interwencjami serwisowymi i redukuje błędy związane z ręcznym przetwarzaniem danych.

Ocena konserwacji

Łatwy raport o przeprowadzonych pracach konserwacyjnych i serwisowych.

• Zapisy serwisowe

• Generowanie protokołów

• Podpisy mobilne na miejscu

• Automatyczne przypisywanie dokumentów

• Definiowanie własnej listy kontrolnej

• Zmniejszenie czasu wystawiania faktur

INSIO ERP

Zintegrowany system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), który zapewnia kompleksowe rozwiązanie do zarządzania i automatyzacji wszystkich aspektów firmy. Dzięki jednemu systemowi możesz efektywnie zarządzać procesami, zwiększać wydajność i wspierać rozwój swojej firmy.

Centralne zarządzanie danymi

Wszystkie dane przedsiębiorstwa gromadzone w jednym miejscu zapewniają spójność, bezpieczeństwo i łatwy dostęp dla uprawnionych użytkowników.

Rejestrowanie komunikacji wewnętrznej

Komunikacja między zespołami i działami za pomocą zintegrowanych narzędzi ułatwia koordynację projektów i zadań.

Organizacja dokumentów

Efektywne zarządzanie dokumentami, w tym tworzenie, przechowywanie, udostępnianie i archiwizacja, zapewnia najnowsze wersje.

Raportowanie i monitorowanie wyników

Narzędzie do raportowania, analizy i monitorowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

Integracja skrzynki danych

Łatwa komunikacja z instytucjami publicznymi w celu automatyzacji odbioru i wysyłania dokumentów urzędowych.

Referencje

Podłączenie do INSIO przynosi znaczące korzyści firmom, co potwierdzają pozytywne doświadczenia oraz udane historie praktyczne. Oto kilka konkretnych przykładów:

Porsche Czechy Sp. z o.o.

Firma motoryzacyjna zaobserwowała znaczną poprawę procesów zatwierdzania faktur, zarządzania helpdeskiem oraz zarządzania zasobami ludzkimi i frekwencją po wdrożeniu INSIO. Dzięki INSIO była w stanie efektywniej koordynować i zarządzać swoimi projektami oraz lepiej organizować zespoły pracownicze.

XXXLutz Sp. z o.o.

Jedna z wiodących sieci mebli i akcesoriów do domu odnotowała 20% przyspieszenie procesów zamówieniowych po wprowadzeniu INSIO do zarządzania budynkami i obiektami. Ta optymalizacja przyczyniła się do zwiększenia satysfakcji klientów oraz uproszczenia wewnętrznych procesów pracy.

Union Poisťovňa, a.s.

Union Insurance korzysta z INSIO do kompleksowego zarządzania zatwierdzaniem faktur, wnioskami o zakupy, zamówieniami i umowami. System umożliwia bardziej efektywne zarządzanie przepływem gotówki oraz całym procesem zakupowym, od wniosku przez zamówienie po komunikację z dostawcami i śledzenie dostarczonych towarów. Efektem jest zoptymalizowany proces zakupowy, który przynosi znaczne oszczędności czasu. 

Dlaczego warto wybrać INSIO?

INSIO zapewnia unikalną platformę do zarządzania różnymi procesami biznesowymi w jednym miejscu online, co ułatwia pracę i redukuje czas oraz zasoby finansowe potrzebne. Dzięki profesjonalnemu podejściu można liczyć na prostsze codzienne obowiązki.

Z INSIO eliminujesz potrzebę przeszukiwania niezliczonych dokumentów papierowych lub poruszania się pomiędzy wieloma bazami danych elektronicznych rozproszonymi na różnych platformach. Wszystkie kluczowe informacje będą systematycznie zorganizowane w