Studium przypadków ZENOVA services

O Zenovie

Zenova to firma zatrudniająca ponad 4000 pracowników, realizująca projekty na dużą skalę, które wymagają efektywnej koordynacji między zakupami, finansami, HR i operacjami. Przed wdrożeniem INSIO procesy administracyjne były fragmentaryczne, czasochłonne i często brakowało im przejrzystości.

Wyzwania przed INSIO

Zamówienia w Wordzie – Zamówienia były tworzone ręcznie w dokumentach Word, a zatwierdzenia mogły trwać عدة dni.

Ineffektywne planowanie HR – Urlopy i zastępstwa nie były zarządzane w systemie, co prowadziło do nakładania się i luk.

Śledzenie aktywów w Excelu – Aktywa firmy były rejestrowane w arkuszach kalkulacyjnych bez monitorowania w czasie rzeczywistym, co utrudniało określenie, gdzie znajduje się sprzęt i jak jest wykorzystywany.

Ręczne zatwierdzanie faktur – Faktury były zatwierdzane ręcznie, często niepowiązane z odpowiednim zamówieniem.

Wiele niepołączonych systemów – Różne działy korzystały z nich niepowiązanych narzędzi, co tworzyło nieefektywności i duplikacje.

Rozproszone umowy – Umowy były rozproszone w e-mailach, folderach i segregatorach, co utrudniało ich śledzenie i monitorowanie.

Te wyzwania nie tylko spowolniły operacje, ale także wiązały zasoby finansowe i zdolności pracowników.

Rozwiązanie INSIO

Zenova zdecydowała się wdrożyć INSIO jako zintegrowaną platformę do zarządzania zakupami, fakturowania, HR, umowami i aktywami. Kluczowe aspekty rozwiązania:

Zakupy: Zamówienia są tworzone bezpośrednio w INSIO, z automatyczną kontrolą budżetu i zatwierdzaniem w zależności od rodzaju zamówienia. Nieautoryzowane zakupy są zapobiegane, oszczędzając czas zarządzania.

Fakturowanie: Zespoły operacyjne teraz same tworzą faktury przy użyciu szablonów. W ciągu pierwszych 5 dni miesiąca wystawianych jest ponad 1000 faktur, co przyspiesza przepływ gotówki. Integracja z Helios eliminuje ręczne przepisywanie.

Umowy: Wszystkie umowy są scentralizowane i powiązane z projektami, dostawcami i rodzajami umów. Prawa dostępu są jasno określone, a powiadomienia o nadchodzących wygaśnięciach.

HR: Urlopy nie mogą być zatwierdzane bez przypisania zastępstwa, co zapewnia płynność operacyjną. Menedżerowie i pracownicy widzą wszystkie harmonogramy bezpośrednio w kokpicie.

Zarządzanie aktywami: Każde aktywo powyżej 1000 CZK jest przypisane do projektu. System pokazuje, gdzie są aktywa, jak są wykorzystywane i czy muszą być zwrócone—minimalizując straty.

Helpdesk: Zapytania klientów są śledzone przez przepływ pracy, z klarownym raportowaniem, pomiarem SLA i możliwością audytu.

Wyniki po wdrożeniu

Więcej niż 460 godzin administracyjnej pracy zaoszczędzono każdego miesiąca

1,500 faktur wystawianych miesięcznie, szybciej i bez wąskich gardeł

Poprawa przepływu gotówki dzięki natychmiastowemu fakturowaniu po dostawie

Jasny przegląd aktywów i ich wykorzystania

Wyższa odpowiedzialność w operacjach i ulga dla zespołu finansowego

Przejrzyste, scentralizowane procesy w różnych działach

Perspektywa Klienta

„INSIO oznacza system, który oszczędza nam czas, pieniądze i zdolności pracowników. Nie potrzebujemy już pięciu różnych narzędzi—wszystko jest obsługiwane w jednym. W operacjach jest to niezbędne. Ponownie i ponownie widzimy, że wdrożenie INSIO było właściwą decyzją.”

Michal Tesařík, Dyrektor Zenova