Studium przypadku XXXLutz

XXXLutz, drugi co do wielkości detalista mebli na świecie, to więcej niż tylko detalista. Jego ikoniczny czerwony fotel, który od 2004 roku jest częścią tożsamości korporacyjnej, jest teraz rozpoznawalnym symbolem w całej Europie. Grupa XXXLutz działa w ponad 350 sklepach meblowych w 13 krajach i zatrudnia ponad 25 000 osób. Ten gigant, który sięga połowy XX wieku jako mały warsztat rzemieślniczy, osiąga teraz obroty sięgające wielu miliardów i ciągle rozszerza swoją obecność nie tylko w sklepach stacjonarnych, ale także w środowisku online.

Jakie potrzeby miało XXXLutz

Wraz ze wzrastającą złożonością swojej działalności firma stanęła przed wyzwaniem: jak efektywnie zarządzać zapasami obiektów i dokumentacją w rozległej sieci sklepów. Kluczowym wymaganiem było uzyskanie kontroli nad planowanymi procesami konserwacji, przeprowadzanie inspekcji oraz zarządzanie kompleksową dokumentacją budynków i sprzętu. Potrzeba ta była niezbędna do zapewnienia sprawnego działania wszystkich sklepów oraz do zapewnienia, że firma spełnia wszystkie wymogi regulacyjne i standardy.

Dlaczego XXXLutz wybrał INSIO

XXXLutz szukał rozwiązania, które oferowałoby scentralizowane zarządzanie dokumentami, sprzętem oraz platformę wspierającą efektywną komunikację i przepływ pracy wśród sklepów. INSIO zaoferowało rozwiązanie online, które spełniło wszystkie te wymagania, a także mogło zapewnić spersonalizowane powiadomienia i planowanie konserwacji.

Aplikacja umożliwiła zarządzanie ponad 2 000 urządzeń w kilku sklepach w Czechach i na Słowacji, znacznie upraszczając zarządzanie dokumentami i zapewniając poszczególnym sklepom łatwy dostęp online do ich dokumentów.

Korzyści i wyniki

Integracja aplikacji INSIO przyniosła XXXLutz kilka korzyści:

Efektywne zarządzanie dokumentami: INSIO zrewolucjonizowało sposób, w jaki XXXLutz zarządza i archiwizuje dokumenty, oferując bezpośredni i szybki dostęp do ważnych informacji oraz znacznie poprawiając możliwości audytu.

Planowanie konserwacji: Wdrożenie dokładnego systemu planowania konserwacji i inspekcji zgodnie z przepisami ČSN skutkowało znacznym zmniejszeniem ryzyka nałożenia kar za nieprzestrzeganie terminów regulacyjnych, zwiększając jednocześnie niezawodność i efektywność zarządzania prawie 2 000 urządzeniami.

Udoskonalona komunikacja: Dzięki internetowemu rozwiązaniu pracownicy mogli skuteczniej komunikować się w zespołach w poszczególnych sklepach.

Spersonalizowane role i przepływy pracy: Jasne rozwiązanie w zakresie zarządzania zadaniami i naprawami, gdzie każdy pracownik ma dostęp tylko do odpowiednich informacji i zadań, w tym automatyczne powiadomienia przed planowanymi inspekcjami, co zapobiega ewentualnym karom za nieprzestrzeganie ustawowych terminów.

Wpływ wdrożenia INSIO na efektywność konserwacji w XXXLutz

"System Insio przyczynił się do dotrzymywania terminów inspekcji i uprościł potrzebną dokumentację. Wielką pomocą jest dostęp online dla poszczególnych sklepów do ich dokumentów."

Petr Chodera

Zarząd Budynków CZ/SK/PL 

Droga XXXLutz

Przejście z systemów papierowych i elektronicznych arkuszy kalkulacyjnych na zintegrowany system online ma znaczący wpływ na efektywność i wydajność działalności. W dzisiejszej erze cyfrowej, gdy cyfryzacja jest bardziej dostępna niż kiedykolwiek wcześniej, rozwój technologii i szeroka gama rozwiązań pozwala firmom znacznie optymalizować swoje operacje przy minimalnych inwestycjach i natychmiastowym wdrożeniu.

Biorąc pod uwagę stale rosnącą objętość danych, zlokalizowanie kluczowych dokumentów w stosach papierów lub w nieuporządkowanych arkuszach kalkulacyjnych może być wyzwaniem. Jednak systematycznie zorganizowane i łatwo dostępne informacje w środowisku online eliminują potrzebę frustrujących i czasochłonnych poszukiwań.

Firmy każdej wielkości mają możliwość skutecznego dostosowania się do rozwiązań online. Ten krok potwierdza, że dobrze dobrane narzędzia, wraz z chęcią do zmian, mogą otworzyć drzwi do poprawy. W ten sposób cyfryzacja staje się kluczowym elementem transformacji procesów biznesowych, stanowiąc kluczowy krok w kierunku bardziej efektywnej i produktywnej przyszłości.