Studium przypadku Porsche Czechy

Porsche Czechy, reprezentując największego europejskiego producenta samochodów, jest istotnym graczem na czeskim rynku motoryzacyjnym. Z ponad 500 pracownikami i szeroką gamą modeli samochodów, od ekonomicznych po premium SUV-y i pojazdy użytkowe, firma kładzie duży nacisk na kompleksową obsługę klienta. Decyzja o cyfryzacji wynikała z potrzeby automatyzacji istniejących procesów i uproszczenia pracy pracowników, co nie mogło już funkcjonować jedynie na podstawie Excela lub papierowej dokumentacji. 

Co firma chciała osiągnąć?

Cele były jasne: przekształcić i optymalizować istniejące procesy, od wniosków zakupowych po zarządzanie umowami, rejestrację obecności i czasu pracy, oraz zapewnić użytkownikom intuicyjne środowisko dla pracowników i ich codziennych działań. Firma poszukiwała elastycznego i solidnego rozwiązania, które zastąpiłoby lub zintegrowało istniejące systemy i uprościło procesy wewnętrzne.

Dlaczego INSIO?

Po dokładnym rozważeniu, wybrano oprogramowanie INSIO ze względu na jego elastyczność i szeroki zakres modułów. Wybór wspierała również łatwa integracja z istniejącymi systemami, minimalizując potrzebę wprowadzania szerokich zmian w infrastrukturze IT Porsche. Dzięki modułowej budowie INSIO możliwe było szybkie wdrożenie rozwiązań dostosowanych do konkretnych wymagań w wszystkich pożądanych obszarach. Oferta narzędzi analitycznych i raportujących, zapewniających szczegółowy przegląd
działalności i efektywności firmy, również odegrała znaczącą rolę.

Korzysci i wyniki

Dzięki cyfryzacji z INSIO, Porsche Czechy s.r.o. doświadczyło wielu korzyści:

Zamówienia zakupu: Automatyzacja procesu zamówień zakupowych przyniosła nie tylko przyspieszenie
i uproszczenie procesu zatwierdzania, ale także bardziej przejrzyste zarządzanie dostawcami i lepszą komunikację z partnerami dzięki integracji z SAP.

Zarządzanie umowami: Przejście do zarządzania umowami oznacza, że tworzenie, zatwierdzanie i przechowywanie umów stało się teraz szybsze i płynniejsze. Dzięki centralnemu repozytorium i powiadomieniom o zbliżającym się wygaśnięciu umów, ich zarządzanie stało się bardziej intuicyjne i zrozumiałe. Dodatkowo, podpisy elektroniczne i śledzenie zmian w dokumentach przed ich ostatecznym zatwierdzeniem dają użytkownikom pewność co do dokładności i kompletności warunków umownych.

Dokumenty i śledzenie ważności: System zarządzania dokumentami zapewnił łatwy dostęp do wszystkich dokumentów i bezpieczne przechowywanie zgodnie z wewnętrznymi regulacjami. Funkcje potwierdzenia przeczytania
i ograniczonej widoczności dokumentów na podstawie praw użytkowników zwiększyły kontrolę wewnętrzną i zgodność z normami. Ułatwiło to również procesy audytowe.

Rejestracja obecności i czasu pracy: Pracownicy mogą łatwo zalogować się i rejestrować swoje godziny pracy z dowolnej lokalizacji, co ułatwia obliczenia wynagrodzeń i przynosi znaczne oszczędności czasu przy przygotowywaniu zestawień płacowych.

Zamówienia podróży: System uprościł planowanie podróży służbowych i obliczanie diet zgodnie z obowiązującymi przepisami. To doprowadziło do szybszego zatwierdzania i wydawania diet podróżnych z mniejszym obciążeniem administracyjnym.

Osoby i oszczędności kosztów: Dzięki uproszczeniu codziennych działań możliwe było zaoszczędzenie do 9 godzin pracy na pracownika miesięcznie. Dodatkowo, poprzez uproszczenie rutynowych zadań i zmniejszenie pracy ręcznej, nastąpiło znaczne obniżenie wydatków.

Elastyczność i integracja: System został łatwo zintegrowany z istniejącymi systemami (w tym SAP).

Co zmieniło INSIO?

Wdrożenie INSIO stanowiło duży krok naprzód w sposobie, w jaki firma zarządza swoimi codziennymi działaniami. Od zamówień zakupowych i zarządzania umowami, przez doskonałą organizację dokumentów, po rejestrację obecności i czasu pracy – wszystko przeniosło się do środowiska online. 

Co to przyniosło? Szybsze procesy, mniej papierkowej roboty i szczęśliwsi pracownicy, którzy teraz mogą poświęcić więcej czasu na to, co naprawdę ma znaczenie.

Roman Marsa, Kierownik projektu, dzieli się swoimi doświadczeniami:

"Współpracując z INSIO, zyskaliśmy bardziej elastyczne środowisko pracy i znacznie obniżyliśmy koszty. Przejście do przestrzeni online pozwala nam wirtualnie spotykać się z pełnym wsparciem pracy nad wspólnymi dokumentami online, niezależnie od tego, czy chodzi o zamówienia, umowy, rejestrację obecności czy zamówienia podróży."

Wnioski

Cyfryzacja to nie tylko trend. Stanowi kluczową strategię konkurencyjności na obecnym i przyszłym rynku. Współpraca z INSIO przyniosła znaczące przewagi konkurencyjne tej wiodącej firmie w branży motoryzacyjnej, od uproszczenia procesów firmowych po zapewnienie lepszej obsługi klienta.

Ten przykład pokazuje, że inwestowanie w odpowiednie rozwiązania cyfrowe może prowadzić do znaczących usprawnień we wszystkich aspektach działalności, oraz że można pokonać różnorodne wyzwania i osiągnąć nadzwyczajne wyniki. Odpowiedni partner technologiczny może wynieść firmę na nowy poziom.