Prípadová štúdia ZENOVA

O spoločnosti Zenova

Zenova je firma s viac ako 4 000 zamestnancami, ktorá realizuje rozsiahle projekty vyžadujúce efektívnu koordináciu medzi nákupom, financiami, HR a prevádzkou. Pred zavedením INSIO boli administratívne procesy roztrieštené, časovo náročné a často chýbala ich transparentnosť.

Výzvy pred INSIO

Objednávky vo Worde – nákupné objednávky sa vytvárali manuálne vo Worde a ich schvaľovanie trvalo aj niekoľko dní.

Neefektívne HR plánovanie – dovolenky a zastupovania neboli riadené systémom, čo spôsobovalo prekryvy a výpadky.

Evidencia majetku v Exceli – firemný majetok bol evidovaný v tabuľkách bez sledovania v reálnom čase, nebolo jasné, kde sa nachádza a ako sa využíva.

Ručné schvaľovanie faktúr – faktúry sa schvaľovali manuálne, často bez väzby na súvisiacu objednávku.

Používanie neprepojených systémov – jednotlivé oddelenia používali rôzne nástroje, ktoré spolu nekomunikovali, čo spôsobovalo neefektivitu a duplicitu.

Decentralizované zmluvy – zmluvy boli uložené v e-mailoch, priečinkoch a šanónoch, ich sledovanie a kontrola bolo zložité.

Tieto problémy spomaľovali chod firmy, zvyšovali administratívnu záťaž a viazali finančné aj personálne kapacity.

Riešenie s INSIO

Zenova sa rozhodla zaviesť INSIO ako jednotnú platformu pre nákup, fakturáciu, HR, zmluvy a správu majetku. Kľúčové funkcie riešenia:

Nákup: Objednávky vznikajú priamo v INSIO, systém automaticky stráži rozpočty a schvaľovacie workflow podľa typu objednávky. Neoprávnené nákupy sú vylúčené a vedenie šetrí čas.

Fakturácia: Faktúry si teraz vytvárajú prevádzkové tímy samy podľa šablón. Do 5. dňa v mesiaci je vystavených viac ako 1 000 faktúr, čo výrazne zrýchľuje cashflow. Napojenie na Helios eliminuje ručné prepisovanie.

Zmluvy: Všetky zmluvy sú centralizované a naviazané na projekty, dodávateľov a typy zmlúv. Prístupové práva sú jasne definované a systém upozorňuje na blížiacu sa exspiráciu.

HR: Dovolenku nie je možné schváliť bez určenia zástupu, čo zaisťuje plynulý chod. Manažéri aj zamestnanci majú všetky plány dostupné priamo na dashboarde.

Správa majetku: Každý majetok nad 1 000 Kč je priradený ku konkrétnej zákazke. Systém jasne ukazuje, kde sa nachádza, ako sa využíva a či sa má vrátiť – minimalizuje sa riziko strát.

Helpdesk: Požiadavky zákazníkov sú riadené workflow s možnosťou sledovania SLA, reportingu a auditnej dohľadateľnosti.

Výsledky po implementácii

Úspora viac ako 460 hodín administratívnej práce mesačne

1 500 faktúr vystavených každý mesiac rýchlejšie a bez zdržania

Zlepšenie cashflow vďaka okamžitej fakturácii po dodaní

Jasný prehľad o majetku a jeho využití

Vyššia zodpovednosť prevádzkových tímov a úľava pre účtovné oddelenie

Transparentné a centralizované procesy naprieč oddeleniami

Pohľad zákazníka

„INSIO pre nás znamená systém, ktorý šetrí čas, peniaze aj personálne kapacity. Nemusíme mať päť rôznych nástrojov – všetko riešime v jednom. To je v prevádzke zásadné. Opakovane sa ukazuje, že zavedenie INSIO bol správny krok.“

Michal Tesařík, riaditeľ spoločnosti Zenova