INSIO Software: Jeden systém pre riadenie celej spoločnosti

Cieľom je umožniť spoločnostiam prechod na bezpapierovú kanceláriu a zabezpečiť, aby všetky firemné záležitosti boli jednoducho dostupné na počítači a mobilnom zariadení.

Či už ide o efektívne riadenie dokumentácie, komunikáciu s klientmi, personálne alebo stavebné
a údržbové riadenie, INSIO poskytuje centralizované riešenie z jedného miesta. Tento prístup pomáha spoločnostiam šetriť náklady a povýšiť ich na novú úroveň podnikania.

Aké produkty a funkcie ponúka INSIO?

CAFM (Computer-aided facility management)

Komplexné riešenie pre správu majetku a zariadení, vrátane jednoduchého plánovania a sledovania údržby, optimalizácie prevádzkových nákladov a okamžitého prístupu k dôležitým informáciám
o aktívach odkiaľkoľvek, online alebo offline, pričom systém automaticky dodržiava legislatívne štandardy.

Záznamy o budovách a zariadeniach

Umožňuje centralizované riadenie a prístup k informáciám o vašich majetkoch a zariadeniach, uľahčujúc efektívne plánovanie údržby a zlepšovanie rozhodovacích procesov.

Automatizované plánovanie údržby

Systém preventívnej údržby minimalizuje riziko porúch a predĺžuje životnosť zariadení, zatiaľ čo zároveň zabezpečuje rýchlu reakciu na neočakávané udalosti a minimalizuje prestoje.

Pas majetku

Poskytuje úplný prehľad o histórii, zmenách a údržbe objektov, čím uľahčuje pochopenie ich špecifík a stavu, a tým zjednodušuje ich správu a údržbu poskytovaním rýchleho prístupu k potrebným dokumentom.

Riadenie technikov a dodávateľov

Nástroj na sledovanie výkonu a produktivity vašich tímov, uľahčujúci rozhodovanie o nasadení pracovných síl.

Archivácia technickej dokumentácie

Bezpečná úschova a jednoduchý prístup k technickej dokumentácii.

Integrácia CAD a BIM

Vizualizácia a priestorová analýza s nástrojmi integrovanej CAD a BIM umožńuje presné plánovanie a identifikáciu potenciálnych problémov ešte pred ich vznikom. Tento pohľad prispieva k efektívnemu využitiu priestoru a zdrojov.

Riadenie energie

Detailná analýza spotreby energie a udržateľných postupov poskytuje cenné informácie pre znižovanie nákladov a podporu ekologickej prevádzky podnikania.

Riadenie zmlúv

Centralizované úložisko zmlúv a automatické pripomienky pre dôležité termíny zabezpečujú, že nikdy nezmeškáte obnovenie alebo ukončenie zmluvy. Navyše systém detekuje neoprávnené zmeny v zmluvách pred ich konečným schválením.

• Automatizované plánovanie údržby

• Záznamy o zariadení a revízia

• Centralizovaná dokumentácia

• Optimalizácia nákladov

• Riadenie zariadení

• Mobilná aplikácia

Schvaľovanie faktúr

Automatizuje a zjednodušuje proces schvaľovania faktúr, optimalizuje finančné toky a poskytuje transparentný prehľad o všetkých výdavkoch.

Spracovanie faktúr

Automatický rozpoznávací a extrakčný systém pre dáta z faktúr eliminuje manuálne zadávanie údajov a zvyšuje presnosť.

Online schvaľovanie

Umožňuje online schvaľovanie faktúr konkrétnymi zamestnancami, čo urýchľuje celý proces.

Automatické uverejňovanie

Po schválení INSIO automaticky uverejňuje faktúry v účtovnom systéme.

Pracovný tok

Pokročilé možnosti konfigurácie procesov, vrátane nastavenia rôznych používateľských rolí.

Reportovanie a analytika

Hlbší pohľad na proces fakturácie cez rozsiahle reportovanie a analytické schopnosti. Možnosť monitorovať stav faktúr v reálnom čase.

• Presné viacstupňové schválenie

• Jednoduchá komunikácia s dodávateľmi

• Prehľad platieb

• Automatizované spracovanie faktúr

• Súhrn stavu faktúr a objednávok

• Integrácia účtovného API

Cestovné príkazy

INSIO zjednodušuje správu služobných ciest od počiatočných požiadaviek po náhrady výdavkov. Automatizovaný systém cestovného ruchu zvyšuje efektívnosť plánovania, schvaľovania a reportovania výdavkov, čím šetrí čas a administratívne práce.

Požiadavky na služobné cesty

Zamestnanci môžu jednoducho podať požiadavky na služobné cesty s presnými informáciami.

Platba záloh

Automatizovaný systém pre vyplácanie záloh zamestnancom na služobných cestách minimalizuje administratívne práce a uľahčuje správu výdavkov počas služobných ciest.

Náhrada cestovných výdavkov

S INSIO sú možné rýchle a presné náhrady výdavkov vrátane dopravy, ubytovania a iných nákladov.

Proces schvaľovania

Flexibilná konfigurácia procesu schvaľovania v INSIO umožňuje definovať rôzne úrovne schvaľovania pre požiadavky na služobnú cestu a súvisiace výdavky. Táto funkcia zvyšuje kontrolu nad výdavkami
a zabezpečuje, že všetky cesty a výdavky sú schválené v súlade s firemnou politikou.

• Centralizovaná správa služobných ciest

• Rýchle schvaľovanie objednávok

• Od žiadosti po náhradu

• Pridávanie príloh k cestám

• Sledovanie rozpočtu

• Podpora pre viacero mien a výmenných kurzov

Riadenie objednávok a zmlúv

Riadenie obstarávacích procesov zlepšuje súlad so zmluvami a znižuje riziká spojené s obstarávaním
a procesy zmlúv.

Požiadavky na nákup

S INSIO môžete jednoducho vytvárať, spravovať a schvaľovať požiadavky na nákup. Tento automatizovaný proces zvyšuje prehľadnosť a kontrolu nad nákupnými aktivitami a zabezpečuje súlad s internými usmerneniami.

Objednávky

Automatizácia procesu vytvárania a schvaľovania objednávok urýchľuje obstarávacie procesy
a zlepšuje spoluprácu s dodávateľmi.

Zmluvy

Riadenie a archivácia všetkých zmluvných dokumentov vrátane pripomienok k blížiacim sa
platnostiam zmlúv.

Reportovanie a analytika

Detailné prehľady a analýzy obstarávacích procesov, zmlúv a výdavkov. Tieto údaje uľahčujú rozhodovanie
a súlad so zmluvnými podmienkami.

• Automatizácia schvaľovania

• Prehľad objednávok

• Limity a reportovanie zmlúv

• Centrálny prehľad

• Digitálne podpisy

• Upozornenia na platnosť zmlúv

Riadenie ľudských zdrojov

Riadenie ľudských zdrojov a dochádzky pre všetky aspekty riadenia personálu. Systém uľahčuje sledovanie pracovného času, správu dovoleniek, odmien a odpočtov a zaručuje efektívnu komunikáciu
a plánovanie v rámci tímu.

Osobné kalendáre

Zamestnanci majú osobné kalendáre, ktoré pomáhajú koordinovať tímové aktivity a stretnutia.

Adresár zamestnancov

Jednoduchý prístup k detailným informáciám o všetkých zamestnancoch prostredníctvom centralizovaného adresára.

Organizačná štruktúra

Vizualizácia organizačnej štruktúry umožňuje zamestnancom lepšie sa orientovať v rámci firemnej hierarchie
a uľahčuje internú komunikáciu.

Riadenie dovoleniek

Online zaznamenávanie a schvaľovanie dovoleniek pre plánovanie času zamestnancov.

Odmien a odpočty

Systém poskytuje jasný záznam o všetkých finančných transakciách a uľahčuje spravovanie mzdovej agendy súvisiacej s odmenami zamestnancov.

Dochádzka

Dochádzka zamestnancov umožňuje jednoduché sledovanie odpracovaných hodín.

Aktíva

Komplexný prehľad o aktívach pridelených zamestnancom, ako sú pracovné nástroje alebo vozidlá.

• Adresár zamestnancov

• Dochádzka, neprítomnosť, odmeny a odpočty

• Schválenie a použitie dovolenky

• Administrácia užívateľov a rolí

• Záznam času

• Mesačné záznamy dochádzky

Helpdesk (zákaznícka podpora)

Efektívny systém zákazníckej podpory je nevyhnutný pre rýchle a efektívne riešenie problémov a otázok zákazníkov a zamestnancov. Helpdesk INSIO umožňuje centralizované ukladanie všetkých požiadaviek na jednom mieste.

Kategorizácia a filtrovanie

Organizácia zákazníckych požiadaviek pomocou pokročilých nástrojov na kategorizáciu a filtrovanie. Táto funkcia uľahčuje rýchle riešenie najurgentnejších záležitostí tímom.

Workflow

Flexibilné pracovné toky pre rôzne typy požiadaviek.

Integrovaný email klient

Komunikácia so zákazníkmi priamo zo systému prostredníctvom integrovaného emailu zjednodušuje sledovanie komunikácie a zabezpečuje, že žiadna požiadavka nezostane nezodpovedaná.

Služobná úroveň dohody (SLA)

Definovanie úrovní služieb a automatické notifikácie pomáhajú dodržiavať dohodnuté termíny.

Náklady pod kontrolou

Zobrazenie nákladov spojených s riešením zákazníckych požiadaviek umožňuje zníženie firemných výdajov.

• Praktické riešenie požiadaviek

• Kategorizácia prípadov

• Filtrovanie tiketov

• Integrovaná emailová komunikácia

• SLA s automatickými notifikáciami

• Workflow pre rôzne typy operácií

Riadenie objednávok

Systém dokáže sledovať pokrok projektov, spravovať zdroje a zabezpečiť, aby boli projekty dokončené včas a v rámci rozpočtu od počiatočnej ponuky až po konečné dokončenie.

Obchod

Obchodná platforma ponúka rozsiahly adresár firiem a generuje potenciálne obchodné príležitosti (leads) na základe vyhľadávaní pomocou CRN. Aplikácia môže tiež pripájať rôzne dokumenty, ako napríklad zmluvy, k príslušným záznamom.

Návrhy

V návrhoch nájdete kompletný prehľad o vašich aktivitách súvisiacich s obchodnými príležitosťami, od dokumentov v rozpracovaní po odoslané návrhy a prijaté odpovede.

Plánovanie realizácie

INSIO ponúka plánovanie a riadenie vašich projektových realizácií. Systém efektívne prideľuje zdroje
a čas, čím zabezpečuje, že všetky projekty sú dokončené podľa plánu a v súlade s očakávaniami zákazníkov.

• Optimalizácia obchodných procesov

• Prehľad stavu projektu

• Kompletné zhrnutie na jednom mieste

• Integrácia s účtovným softvérom

• Dokumentácia a súlad s termínmi

• Automatizované plánovanie

Servisné protokoly

Riadenie servisných protokolov pre efektívnu údržbu a archiváciu záznamov o službách. Tento produkt zaisťuje, že všetky informácie o servisných zásahoch sú ľahko dostupné, prehľadné a aktuálne, čím zvyšujú efektivitu servisných tímov
a podporujú kvalitu zákazníckej služby.

Kontrolný zoznam definovaný užívateľom

Používanie kontrolných zoznamov na rôzne typy údržby alebo kontrol služieb zaisťuje, že všetky dôležité kroky sú vykonané a zdokumentované.

Podpis zákazníka

Získavanie digitálneho podpísu zákazníka priamo na mieste pomocou mobilného zariadenia a okamžité potvrdenie ukončenia práce zákazníkovi.

Koniec prepisovania

Automatická tvorba a archivácia servisných protokolov výrazne zvyšuje efektivitu riadenia servisných zásahov a redukuje chyby spojené s manuálnym spracovaním dát.

Hodnotenie údržby

Jednoduchá správa o vykonaných údržbových a servisných prácach.

• Záznamy o službách

• Generovanie protokolov

• Mobilné podpisy na mieste

• Automatické priradenie dokumentov

• Definícia vlastného kontrolného zoznamu

• Znížený čas na vydanie faktúr

INSIO ERP

Integrovaný systém Enterprise Resource Planning (ERP), ktorý poskytuje komplexné riešenie pre riadenie
a automatizáciu všetkých aspektov spoločnosti. Vďaka jedinému systému môžete efektívne riadiť procesy, zvyšovať produktivitu a podporovať rast vašej spoločnosti.

Centralizované riadenie dát

Všetky firemné dáta zhromaždené na jednom mieste zaručujú konzistenciu, bezpečnosť a jednoduchý prístup pre oprávnených používateľov.

Nahrávanie internej komunikácie

Komunikácia medzi tímami a oddeleniami prostredníctvom integrovaných nástrojov uľahčuje koordináciu projektov a úloh.

Organizácia dokumentov

Efektívne riadenie dokumentov vrátane tvorby, ukladania, zdieľania a archivácie poskytuje najaktuálnejšie verzie.

Reportovanie a sledovanie výkonnosti

Nástroj na reportovanie, analýzu a monitorovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI).

Integrácia dátovej schránky

Jednoduchá komunikácia s verejnými inštitúciami pre automatizáciu prijímania a odosielania oficiálnych dokumentov.

Referencie

Pripojenie k INSIO prináša spoločnostiam významné výhody, o čom svedčia pozitívne skúsenosti a úspešné praktické príbehy. Tu je niekoľko konkrétnych príkladov:

Porsche Czech Republic Ltd.

Automobilová spoločnosť zaznamenala významné zlepšenia v procesoch schvaľovania faktúr, riadení helpdesk-u a riadení ľudských zdrojov a dochádzky po implementácii INSIO. Vďaka INSIO bola schopná efektívnejšie koordinovať a riadiť svoje projekty a lepšie koordinovať zamestnanecké tímy.

XXXLutz Ltd.

Jedna z popredných reťazcov s nábytkom a domácimi doplnkami zaznamenala 20% zrýchlenie procesov objednávania po zavedení INSIO pre riadenie budov a zariadení. Táto optimalizácia viedla k zvýšeniu spokojnosti zákazníkov a zefektívneniu interných pracovných procesov.

Union Poisťovňa, Inc.

Union Poisťovňa používa INSIO na komplexné riadenie schvaľovania faktúr, požiadaviek na nákup, objednávok a zmlúv. Systém umožňuje efektívnejšie riadenie peňažných tokov a celého procesu nákupu, od požiadavky cez objednávku až po komunikáciu s dodávateľmi a sledovanie dodaného tovaru. Výsledkom je optimalizovaný proces obstarávania, ktorý prináša významné časové úspory.

Prečo si vybrať INSIO?

INSIO poskytuje jedinečnú platformu, ktorá riadi rôzne obchodné procesy na jednom mieste online, čo uľahčuje prácu a znižuje čas a finančné zdroje potrebné. S odborným prístupom sa môžete tešiť na jednoduchšiu každodennú prácu.

S INSIO eliminujete potrebu prehľadávať nekonečné papierové dokumenty alebo prechádzať medzi mnohými elektronickými databázami rozptýlenými na rôznych platformách. Všetky kľúčové informácie budú systematicky usporiadané v rámci jediného systému.