Ako INTERAMERICAN získal kontrolu nad nákladmi v reálnom čase

Profil klienta

INTERAMERICAN je súčasťou skupiny Achmea, jednej z najväčších poisťovacích skupín v Európe.

Spoločnosť pôsobí v prostredí s vysokou procesnou komplexitou a regulatornými požiadavkami a ponúka široké portfólio služieb v oblasti poistenia, zdravotnej starostlivosti aj finančných riešení.

V takto rozsiahlej organizácii je kľúčové mať transparentné riadenie nákladov, kontrolu nad záväzkami a efektívne digitálne procesy naprieč oddeleniami aj entitami skupiny.

Výzvy pred zavedením INSIO

Procesy spojené s nákupmi a výdavkami boli roztrieštené naprieč organizáciou a závislé od manuálnej komunikácie.

Medzi hlavné problémy patrili:

• oneskorenia pri schvaľovaní objednávok

• rozpočty pod tlakom bez včasnej kontroly záväzkov

• zmluvy bez prehľadu o expirácie

• informácie uložené v e-mailoch a tabuľkách

• stres pri audite a náročné dohľadávanie dokumentov

• vznik neočakávaných finančných záväzkov

Finančné oddelenie tak často získavalo informácie o nákladoch až spätne.

Potreba získať kontrolu

Rastúci objem nákupov a administratívy znamenal pre manažment čoraz menší prehľad o tom, kde vznikajú náklady a kto za ne nesie zodpovednosť.

Procesy prebiehali naprieč viacerými entitami skupiny a zapájali stovky používateľov aj desiatky schvaľovateľov. Finančné oddelenie preto často získavalo informácie o záväzkoch až vo chvíli, keď ich už nebolo možné efektívne riadiť.

Cieľom bolo zjednotiť riadenie nákladov do jedného digitálneho riešenia, štandardizovať procesy a získať aktuálne dáta pre rozhodovanie.

Implementácia riešenia INSIO

Riešenie INSIO bolo u klienta nasadzované postupne od apríla 2024 v niekoľkých etapách podľa jednotlivých oblastí.

Projekt zahŕňal detailnú analýzu procesov, nastavenie zodpovedností a konfiguráciu komplexných schvaľovacích matíc tak, aby systém zodpovedal reálnemu fungovaniu organizácie naprieč entitami.

Vďaka flexibilnému workflow bolo možné digitalizovať aj veľmi zložité procesy, ktoré boli predtým riadené manuálne alebo prostredníctvom e-mailovej komunikácie.

Rozsah využitia

INSIO dnes podporuje riadenie nákladových procesov pre približne 340 používateľov a až 100 schvaľovateľov v rámci viacerých entít skupiny.

Systém pokrýva kompletný nákupný workflow — od nákupných žiadaniek a objednávok cez správu zmlúv až po evidenciu a schvaľovanie prijatých faktúr.

Každý mesiac je v systéme spracovaných viac než 1 000 faktúr, ktoré sú po schválení automaticky prenášané do systému SAP.

Súčasťou riešenia je aj digitalizácia pracovných ciest a ďalších firemných výdavkov.

Prínosy po zavedení INSIO

Implementácia priniesla spoločnosti INTERAMERICAN viacero konkrétnych prínosov:

• o 84 % rýchlejšie spracovanie faktúr

• kontrolu nákupov ešte pred vznikom záväzku

• plynulé schvaľovanie bez závislosti od jednotlivcov

• centralizovanú správu zmlúv vrátane notifikácií a digitálnych podpisov

• výraznú úsporu administratívneho času vďaka integrácii so SAP

• plnú digitálnu auditnú stopu podporujúcu regulatorný súlad

Manažment tak získal aktuálny prehľad o vznikajúcich záväzkoch naprieč organizáciou.

Riadenie nákladov v reálnom čase

Štandardizácia workflow a zjednotenie práce s dokumentmi umožnili rýchlejšie rozhodovanie, jasnejšiu zodpovednosť za náklady a vyššiu transparentnosť finančných procesov.

INSIO pomohlo spoločnosti INTERAMERICAN posunúť riadenie nákladov od spätnej kontroly k riadeniu v reálnom čase.

Referencia klienta

„INSIO nám umožnilo prejsť od spätnej kontroly k riadeniu nákupných procesov v reálnom čase. Dnes rozhodujeme na základe aktuálnych dát, nie až po uzávierke, a máme jasne nastavené zodpovednosti aj schvaľovacie procesy.“

René Scholten
Finančný riaditeľ a člen predstavenstva